无需“自律”也能高效工作的6个方法

本文转载自李开复微信公众号(ID：kaifu)，作者：李开复

许多讲自我提升、成长的文章，总会重复着那些陈腔滥调，最后就说：道理大家都懂，做不到?那就是你不够自律。这种腔调看起来很有道理，但实际都属于“正确的废话”。

因为对于绝大多数人来讲，除了感觉“啊，好厉害”，起不到任何作用。所以，更好的方式是什么呢?

下面给大家分享一套“Edison 锻炼法”。它是从需求入手，在帮助你解决日常需求的情况下，插入一些微调，逐渐的，帮助你适应并转移到新的工作方式上。

01

吃青蛙(Eat a frog)

你有没有过这种经历：

手上在做别的事情，脑海里却时常闪过一些放不下的念头：可能是一个任务、一个问题，或者一些难以介怀的事情。

它们总在你不经意时闯入脑海，一直难以彻底消除。

比如：

下星期就要提交方案，但还差一个重要的idea没确定;

大后天有个重要的演讲，一直胡思乱想，觉得自己没准备好;

又或者，半个月后就是纪念日了，但还没想好买什么;

……

这些萦绕在脑海中的烦人问题，就称为“青蛙”：它们未必是最重要的，未必是最紧急的，但却一直让你心神不宁。

这种情况应该如何处理呢?一个建议就是：

在每一天的工作里，优先去处理它们。这就叫做“吃青蛙”。如果说有一个最有效的时间管理方法，那一定非这一条莫属。

我们总会习惯把困难的事情留到后面，直到 deadline 再一鼓作气去赶工。

但实际上，在这个过程中，由于“契可尼效应”的作用，它会一直影响、干扰着我们，不断造成“注意残留”(attention residue)，占用我们的认知资源。

所以，最有效的方法，就是告诉大脑：我已经把它安顿好了，暂且告一段落，让我们专注在其他事情上吧。

你不一定非要解决它，甚至未必要给出一个结果，最关键的，是让大脑知道：我已经花时间精力去处理过它了，这个“任务”已经完成。

这样，就可以有效安抚你的大脑，释放出被占据的隐性认知。

具体而言，可以参考这套步骤：

01 在前一天晚上临睡前，列出第二天要做的事情。

这不仅有助于找出青蛙，也有益于睡眠。

2018 年一篇发表在 JEP General 上的论文揭示：在临睡前列出第二天的待办事项，能帮助人更快地入睡，睡眠质量也得到显著提高。

甚至，列出的事项越具体、详尽，提升的效果就越明显。

原因非常简单：造成入睡压力的一个潜在原因，在于大脑知道“我们有未做完的事情”，这会持续导致神经系统的兴奋 —— 而列出待办事项，可以有效缓解这种焦虑，取消大脑的高水平激活状态。

02 第二天工作前，检视清单，找到一件最困扰你的事情，为它设定一个期限。

这个期限可以视实际情况而定。

可以是半小时、1小时，乃至2小时 —— 看它是否重要，以及你有多忙碌。重点在于：

在这段时间里，心无旁骛，不要受其他事情影响，专注投入在“青蛙"上，并且把你的思考过程写下来。

比如：你的青蛙是“纪念日送什么”，那不妨在纸上写下：可能的选项，每一项的优缺点，排除掉哪些可能性，还可以去问什么人……

哪怕毫无进展，光是把它写下来这个动作，就能有效地缓解你的焦虑。

03 一旦期限到了，立刻停止，不要再去想它。开始做其他工作。

大量研究表明：在明确的时间压力下，人会有效地减少认知负荷(cognitive load)。

举个例子：

心理学家 Sophie Leroy 发表于 2009 年的研究表明：更高的时间压力，可以帮助人们更聚焦，从而对任务完成程度的评价会更高，降低任务的注意残留。

这是我一直在实践的做法。可以说，是门槛最低、又最立竿见影的技巧。

02

延迟(Delay)

最可怕的时间杀手是什么?聊天。

为什么我们经常觉得“什么都没做，但突然就下班了”?很多时候，原因就在于：我们被各种实时的、低效的聊天，不知不觉之间占据了大量时间。

原因非常简单。回想一下你的状态，是不是这样的：

工作，微信闪了，回复信息，等对方回复，注意力切换到工作，微信又闪了，继续回复，再切换到工作，周而复始……

发现问题所在了吗?真正消耗你时间的，不是“回复"和“聊天"，而是“切换"。

你以为你在工作，你的时间的确也很充实，但实际上，它们都花在了切换上 —— 你的工作记忆，不断重复做着“清除 - 写入”的工作，不断地被迫调整到新的状态。真正用在工作、思考、执行的时间，极其有限。

高效最大的敌人，不是拖延，而是分心。

分心意味着什么?

你的大脑会被迫塞进一大堆碎片信息，你的状态会被分割得支离破碎，你会永远告别“心流”，甚至，一旦你习惯了这种模式，你会再也难以做到“专注”—— 因为你再也“坐不住了”。

如何应对这种情况呢?想办法把“同步”的聊天，变成“异步”的信息处理。

当你开始工作时，关掉微信，静音掉手机，尽量屏蔽掉外界干扰。

不要急着去回复信息，而是专注在工作上，每1个小时，起来休息一次、活动一下，这时，集中处理之前的消息。随后，再开启一个新的循环。以此类推。

要实行这种工作方式，需要满足几个前提 —— 你不妨告知需要跟你紧密联系的人，让他们理解并尊重你的工作习惯：

01 不要开启碎片式的对话，而是把需要处理的信息，写在同一条里，一次性写清楚，注意好结构、逻辑，发出来。

比如：

Hi，Joshua，有几个问题需要确认一下：

1)……

2)……

3)……

麻烦在下午4点前回复，有空回复即可，谢谢!

这是一个非常良好的工作习惯，可以为彼此节省大量的时间、精力，值得落实。

02 在某几个固定的时间点，检查所有信息，并一次性彻底回复。

可以是半小时一次、一小时一次，也可以安排在午饭、下午茶、晚饭等固定时间，依工作的灵活性和自由度而定。

一般来说，由于人的注意力集中峰值有限，1-2小时检查一次较为适宜。

03 需要同步讨论问题，请事先约好时间，不要突然来找。

举个例子：你有一个问题，不是几句话能说清楚的，需要跟我讨论，那么请提前约一下时间，我可以事先做好安排。

到了时间，我会把注意力切换到咱们的讨论上，排除掉其他的干扰。

这样，对双方都更有益。

04 除非有极其重要的事情、需要立刻得到回复，否则请不要打电话、语音。

电话或语音是一种“自我本位”的做法：它方便的是自己，麻烦的是对方。

除非真的极其重要、紧急，否则尽量慎用，用书面或约时间的方式去替代。

03

启发式决策(Intuition)

启发式是人类固有的认知“捷径”，它会造成许多思维的偏差。

比如：我们会倾向于从鲜活、印象深刻的案例出发，去支撑我们的论断，这就叫做“可得性启发式”。

再如：我们会倾向于关注重大的、显著的个例，从而错误地推断整体趋势，这就叫做“代表性启发式”。

这些都是它的负面后果，也是我们大脑“偷懒”的结果。

但在日常生活中，许多时候，巧妙地运用启发式进行决策，可以帮我们节省大量精力。

毕竟，如果遇到一个问题，都要非常理性地建模、权衡利弊，那……未免也太累了。

但是，运用不是套用，有效的做法是什么呢?

是事先给自己设定好几条简单的规则，当遇到对应情景时，直接调用这些规则，来指导自己的行为，这就叫做“直觉决策”。

那么，有哪些设定启发式规则的技巧呢?心理学家 Alice Boyes 提出了几个例子，可以给你一些启示：

01 我的时间价值是__

计算一下自己的时间值多少钱，填在后面的空格上，比如“50元/小时”“400元/天”。

然后，当遇到需要花时间去做的事情时，思考一下：这件事情能为我带来多少收益?如果我不自己做、而是请别人来解决，需要花多少钱?

如果收益小于价值，不要去做。如果价格低于价值，尽量请别人来做。

这条启发式规则，能非常有效地帮你过滤掉诸多琐碎、无意义的小事。

你会发现，许多让你烦恼的事情，这么计算、代换一下，其实都不值一提。

02 一有心情和时间，我就__

许多人会告诉你，要去衡量任务的重要性、划分优先级，但其实，什么事情重要，什么事情不重要，我们心里一清二楚。

所以，更有效的做法，不是繁琐地去一个个任务分析、标记，而是给自己定下规则：只要有空、有心情，我就去做最重要的事情。

请把你能想到的最重要的事情，填在后面的横线上。

无需特地去安排时间，只需要设定这么一条规则，就可以让自己清楚：我需要聚焦的是什么，什么才是我需要去推动进度的。

03 当我有心情去收尾时，我就去收尾。

这是一条很取巧的规则，但也非常有效。

什么意思呢?有句话叫“靡不有初，鲜克有终”—— 我们总是习惯于开始一件事情，但却不喜欢把它“做完”。

也因此，我们的待办事项里面，一定充满了“还没有结果”的事情。

所以，这条规则，可以把你从繁重的时间分析、任务管理中解放出来。

你无需再把它们安排得满满当当，就这样放着吧，什么时候突然想到了、并且有心情去做，再把它收尾就行。

我们不是专家，也不是机器人，没必要对自己过分苛刻。

04

例行开关(Switch)

什么意思呢?简而言之，就是用一些具有仪式感的小习惯，让自己建立“条件反射”，告诉大脑：我要进入某种状态了。

举个最简单的例子：

我总会在下午2点左右，泡一杯红茶，喝两口，然后全力以赴开始工作 —— 这时，这杯红茶就是一个“例行开关”。

哪怕有一天状态不好，我也可以通过这个习惯，让大脑适应“全力以赴”的状态。

另一个例子：

有人比较容易分心，所以，当需要长时间专注时，就到星巴克去，点一杯美式 —— 这也是一个“例行开关”，就会告诉大脑：接下来要开始专注了，请将外部的打扰和内在的分心暂时屏蔽掉。

它的重点在于：把某个动作，跟某个情境，建立一个高度的关联。

久而久之，当你再执行这个动作时，大脑就会自然回忆起相关的情境，从而进入你需要的状态。

它的要点如下：

01 设定一个动作，作为你的例行开关。

动作必须要简单、易行、无门槛。

可以是泡一杯茶或者咖啡，可以是某个特定动作(比如扩胸、拉伸)，可以是在纸上书写，也可以是散步10分钟……诸如此类。

只要在需要时，能够时刻行动，就可以。

02 养成习惯，在这个动作之后，进入你想要的情境。

像前面的例子：刚开始的时候，你或许需要付出一点点努力，让自己沉浸到某个状态里。比如“全力以赴”和“专注”。

但一旦有规律地重复，它就会成为你的习惯 —— 你无需再提醒自己，也无需再刻意行动，这个动作本身，就能够诱发大脑，为后面的情境做好准备。

类似的例子还有：写完第二天的待办事项，就上床睡觉。

只要持续给自己这样的暗示，哪怕你一开始睡不着，慢慢的，也能达到到点睡觉、改善熬夜和失眠的效果。

03 在这个情境之外的时间，尽量避开这个动作。

比如：我习惯了喝红茶，然后全力以赴，那么，在不需要全力以赴工作时，就尽量别喝茶。

原因很简单：神经元的联系是成对的。

你把“喝茶”和“全力以赴”建立了联系，无论激活哪一个节点，都会同时激活另一个;但如果这时插入第三个节点，结果就是，原有的联系会被削弱，转移到新的联系上来。

试一试，设置几个这样的“例行开关”，你会发现，自己对生活的控制力高了许多。

05

持续性收益(Ongoing return)

我们的大脑，总是喜欢即时反馈和短期收益的，这是它一切行为的驱动力。

但有时候，稍微克服一下这种模式，可以让我们生活得更自由。

当然，我不是指诸如学技能、背单词这种事情 —— 这有点陈腔滥调了 —— 你要思考的是：

我可以做些什么，来让自己下一周的工作，稍微更轻松一些?

这样，就是将短期回报，变成一种持续性、易得式的回报，这可以最大化地减少我们的行动阻力。

本质上，它顺应的是大脑追求稳定、省力的底层驱动，并借此来优化我们的工作模式。

具体而言，可以考虑三种做法：

01 模板化

针对自己日常的工作，不妨思考这几个问题：

哪些东西是不会变的?

哪些东西是需要改变的?

我可以如何把它固化下来?

这就是一个“模板”。

比如我会要求团队的成员，在向开发和设计提需求时，有一份对应的需求模板。每次下需求，按照模板写清楚即可。

这不但可以节省时间，也可以保证需求的规范化，最大程度保障双方的沟通效果。

02 流程化

针对已经做完的任务，不妨思考这几个问题：

我做这件事情的步骤是什么?

有哪些环节可以优化?

下一次再做，我可以按什么样的步骤来?

我会要求团队：每次结束了一项任务，都做一个简单的复盘，把流程写下来。

如果是旧的流程，就思考可以如何去优化。

这份成果，就是团队的宝贵经验。它不但可以指导团队的实践，也是可迁移、可复用的，可以成为方法论的一部分。

03 清单化

针对一个重复性的项目，不妨列出一张清单，把需要关注的地方写清楚，并逐个核对。

最简单的例子：

和客户沟通时，需要注意哪些地方?需要询问哪些信息?写成清单。

测试一个产品原型时，需要做哪些操作?需要留意哪些细节?需要符合什么标准?写成清单。

诸如此类。

把这些清单收集起来。这些都会是你宝贵的知识财富。

06

中立思维(Neutral)

最后，简单提一下“中立思维”。

什么意思呢?许多人经常会患得患失、自我批判，尤其是内向的朋友，这种现象会非常明显。

你是不是经常这样，在内心里对自己说：我的表现怎么这么差;别人会不会介意;我当时要是如此这般就好了;如果重来一次，我会……

这种思维有一定作用，但沉溺于此，会持续造成压力和焦虑 —— 我们会不断活在自我批判中，难以留出精力，去应对未来的新挑战。

所以，不妨试一试：学会用中立的目光，去反思和审视自己。

亦即：只分析，不批判。

不妨用这样的句式去做自我反思：

在过去的__________事件中，

我采取了___________的做法，

如果有下次，我可以试试____________。

慢慢的，你会感受到改变：你可以摆脱对自己的枷锁，接纳“并不完美”的自己。

大多数时候，我们的烦恼，往往都源于内心。

因此，解决的钥匙，也在于内心。

以上6点，就是一套完整的“Edison 训练法”。

它未必有多么神奇的效果，能让你脱胎换骨、效率爆棚，但每一步，都会让你从中感受到收益和动力 —— 你无需强迫自己“自律”，而是会发自内心地去完善它们。

这才是自我改变的关键。