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少说一点,多写一点:如何用写作扩大领导力的影响

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 红杉汇 • 2019-06-19 11:03:30 来源:红杉汇 E2099G0

本文来自微信公众号:红杉汇(ID: Sequoiacap),编译:洪杉

[ 编者按 ] 不论是在内部与员工交谈还是在外部代表公司做演讲,沟通技巧总是管理者和领导者一致认可的关键技能。然而,写作的重要性却经常被忽视。

“写东西的能力远比我们想象的更重要。”Software Silicon Valley的首席产品官Julia Clavien这样说道。这是她经历了创业初期、团队扩张和最终上市的全过程后总结的亲身感悟,也是她接触到的很多优秀企业家和创始人的一致感受。

“少说一点,多写一点”,这是因为,形成书面文档,将比口头表达更精确,更利于系统性思考和批判性思维。同时,对一家初创企业来说,它也是从“管理靠喊”到制度规范化的必经过程,并且也有利于共识和知识的沉淀。

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如何用写作

扩大领导力的影响?

作者 /Julia Clavien

编译 / 洪杉

人们经常强调演讲能力的重要性,但是,有效写作的重要性却经常被忽视。我惊讶地发现,少说一点、多写一点,能有效扩大作为领导者的影响力。包括像图表或电子表格这些视觉性内容所产生的作用比我想象的要大得多。这也是许多商业领袖们始终如一的思路。

为什么写作会带来更大影响力?

▨ 写作要求更高的精确度

写作已被证明可以提高批判性思维能力,这也是写作变得更加精确的部分原因。

英特尔前CEO安迪·格鲁夫在他的经典著作《格鲁夫给经理人的第一课》(High Output Management)中写道:

“为了牢牢抓住你可能错过的任何内容,在构思和写下它们时,撰写者必须做到比口头表达更精确。因此,书面报告的价值源于撰写者发现和处理问题时强加给自己的原则和思维。”

在亚马逊的独特文化里,写作也是至关重要的。杰夫·贝佐斯以独特的方式主持会议,在任何讨论开始之前,每个人——包括他自己——都静静地坐着,阅读一份可长达六页、半个小时才能看完的备忘录。

贝佐斯说,这对读者和撰写者都有好处。阅读备忘录这一行为让团队全神贯注;同时,撰写者也被迫变得思维更加清晰,表达更加精确。他认为:“如果没有清晰的思路,不可能写成一份长达六页、有着清晰的叙述结构的备忘录。”

▨ 沉淀共识和知识

文字写下来之后,它会延续下去,更持久。书面内容可以增强内部的一致性,避免团队的重要共识在口头传递中发生扭曲甚至渐渐被淹没。

但持久并不意味着一成不变。有些书面材料需要随着时间的推移进行更新和维护。

▨ 任何需要的时候都可使用

创建书面内容的另一个巨大好处是,你写了一次之后,它可以被多次阅读,每个人都可以在需要的时候使用这一信息。

▨ 写作让溯源更简单

记录,比说话更有力量。当信息或决策从口头语言转变为文字时,它为所表达的内容建立了更高层次的个人责任和公共责任。

如果一切都是口头完成的,就很难建立一种负责任的文化。写下来时,我们是在努力创造一种持续改进和学习的文化,并且可以回顾我们曾经承诺过的事情并对其负责。

适用于创业公司的写作类型

书面文档是强大的商业资产,它们有不同的类型。

1. 操作性写作

▨ 会议议程

▨ 决策概要

进行决策之后,可以写一封电子邮件或者只是一条简单的消息,比如“今天我们决定开始一个项目,转向某些技术,原因有一二三。”

2. 战术性写作

▨ 内部术语表

大多数组织里都会有一些专业术语,可以把它们建立为一个简单的共享电子文档,其中包含了涵盖术语、缩写词和定义的表格。

▨ 流程/政策文档

做好这方面的工作可以产生巨大的影响。比如,员工入职流程。对于还停留在“口头管理”的公司来说,这会是一个很好的规范化机会。

▨ 工作计划

大多数组织都会使用某种便于日程管理和工作协作的在线工具,先学会在Excel和Word里做些简单的规划或许是不错的开始。

3. 战略性写作

创建这种书面文档的速度最慢,也最难量化投资回报率,但其潜在的影响也是最大的。

▨ 目标/愿景

总体战略、目标、愿景,它们应该被精确提炼并完整记录下来。

▨ 使命/价值观

作为CEO或创始人,你可能想写下你的企业所追求的使命或价值观。我建议这个工作从一个空白画布开始,这样才可能得到一些更加真实和有自己特色的东西。

▨ 白皮书/博客文章

如果你正在考虑写一篇类似白皮书、博客、案例研究等类型的文章,那你可能已经是一个相当高级别的撰写者了,既往许多丰富的大纲和例子能帮助你进步和完善。

如何开始写作

1. 判断出写的时机

写作是一种延迟较长的沟通方式,所以它并不合适于所有情况。你需要评估沟通的紧迫性,来判断写作的时机。

有些时候,面对面交谈或拿起电话沟通可能更好。采用写作的方式进行沟通,更适合于没有紧急情况的时候,因为建立更精确、更恒久的书面内容,通常需要深入思考。

2. 安排写作的时间

安排具体时间和地点去专注于这件事。我更喜欢早晨,因为这个时间办公室和我的大脑都更安静。

3. 创建一份草稿

有两种不同的方式:

▨ 从空白画布开始

使用空白画布的目标是形成一份粗糙的草稿,把脑子里的所有东西都倒出来,有点类似于头脑风暴。可以在画布上草草画出一个凌乱的大纲,或者只是把大脑里的词“转录”到没有格式的文档中。

“几乎所有优秀的写作都是从糟糕的初稿开始的。你需要开始在纸上写点东西,什么都行。”

▨ 利用模板

模仿类似的示例,帮助你快速起步。

4. 编辑

写作和编辑这两个步骤紧密相连,不断重复。有时候我在编辑修改自己的文章时,甚至还要推倒重来。这很令人沮丧,但会帮助你形成批判性思维。

编辑时,注意以下问题:

▨ 拼写

低级的拼写错误会分散读者的注意力。

▨ 语法

糟糕的语法会让文章质量大打折扣。

▨ 杂乱无章

尽可能少说些杂乱无章、累赘冗长的话。

▨ 标题或主题

标题总是比我们意识到的还要重要,要具有描述性,更要具有吸引力。

▨ 结构

试着以一种合乎逻辑、引人入胜的方式来安排你的写作内容。小标题、金句提要或精炼的List有助于读者浏览内容。

▨ 设计

简单的设计,比如几个突出显示的标题,可以让重点内容得到应有的关注。

▨ 反馈

如果你有值得信任的同事,可以请他们先读一下并给你一些具体的反馈。

5. 分享

尽快写出来,然后分享出去,不能拖得太久。与其追求完美,不如加快行动。身处于快节奏的工作环境中,很多事情达到“足够好”的程度就够了。

6. 准备好接受批评

文章一旦传播出去,你要为它所产生的影响做好准备。毕竟,这才是重点。但要记住,批评比创作要容易得多。你已经走上了一条更加艰难、更有回报的创作之路。

正如许多智者所说,所有值得拥有的东西都来之不易。

情报

#说对,比说多更重要#

怎样与投资人做一次完美沟通

著名企业家和风险投资家Tim Westergren给年轻创业者的建议:

▨ 展现出你为承担风险和责任做好了准备

通过演讲和沟通,重点展示自己的创业动机、思维方式和学习能力。“成为一名创业者的最大挑战之一,就是你开始觉得自己疯了”。

▨ 在投球之前反复练习

在与投资者见面之前,先要接受公开演讲的挑战。可以从反复练习开始,并让倾听者提出尖锐的问题,“创业者必须善于讲故事,因为他必须说服很多人为他做很多事情”。

▨ 完善你的PPT

保持简洁,避免添加过多的文字或想法。因为“你希望有人看着你,而不是始终盯着PPT”。

#创业之三省吾身#

每天距成功更进一步的4个关键问题

▨ 你与金钱的关系如何?

一旦公司现金流变差就认为自己很糟糕,这种想法会阻碍发展。正确看待金钱,才能消除金钱可能给你带来的任何心理障碍。

▨ 事业就是你的全部吗?

不要让“创业”吞噬掉你生命中的所有时间,这会让你渐渐迷失自我。你需要在个人生活和事业之间建立一个健康的屏障。

▨ 是你的自我意识在说话吗?

面对一些艰难的决定,你或许开始担心“人们会怎么想”或者“我是个失败者吗”,这时,你需要暂时让自己从业务中跳脱出来,以外部视角重新审视和思考,帮助你做出正确的决策。

▨ 面对压力,你的典型反应是什么?

是抓狂、抱怨吗?这些发泄方式只会让压力延续的时间更长,造成的后果更严重。你需要去除情感因素,寻找更健康的减压途径,管理好每天的情绪。

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