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跨部门协作难于上青天?你肯定没有这么做……

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 TGO鲲鹏会 • 2019-09-05 17:20:59 来源:TGO鲲鹏会 E3303G1

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(图片来源:摄图网)

本文转载自微信公众号:TGO鲲鹏会(ID:tgo-kunpenghui),作者: Rainie Liu

不知道大家是否遇到过完成某个项目时,需要产品、运营、测试、技术、销售等多个团队进行配合?配合得好,那就是齐心协力完成工作,并成功建立了双方部门良好的友谊;配合得不好,那就会变成互相指责,双方都带着怨气工作。跨部门协作究竟有没有这么困难?我们该如何做好跨部门协作?

“技术部门如何高效跨部门沟通”困扰着不少的技术管理者,尤其是在快速发展的成长型公司,随着市场业务的拓展,部门设置越来越多,跨部门之间的沟通变得越来越难以协调,常常影响公司整体运作效率。

针对这个问题,三位 TGO 鲲鹏会南京分会会员——三星电子(中国)高级总监刘明、微鲤科技研发总监樊伟伟、多飞网络科技 CTO 刘涛分别认为构建承认弱点的共识、成立更高层级的沟通协调组织、协调团队考核指标与保持团队高效性是解决跨部门协作,是提高办公效率的要点。

构建承认弱点的共识

在刘明的工作中,跨部门协作可以说是一种工作常态。目前,三星电子(中国)研发中心共有 300 多位员工从事智能电视开发,包含平台开发部、应用软件部、项目运营部、品管部门等。在发布中国本地化应用软件时,往往需要和北京产品企划部门、海外产品生产部门等多方协作,交付用户满意的产品。

刘明认为,跨部门协作其实并没有想象中这么困难,反而会带来很多好处,它不仅可以可以培养员工的软实力,比如产品大局观、项目沟通管理技巧等,而且还可以让员工共同构建高效、合作的组织文化,使自己擅长的职业角色得到深度的发展。

除此之外,跨部门协作还能帮助完善企业文化,因为当做事的方法论清晰时,每个项目成员可以更有效地进行时间管理,以便于提升自己的核心影响力。在跨门协作过程中,我们也能建立做事有方法论、沟通有数据有原因的企业文化。

当 TGO 鲲鹏会问到为什么跨部门协作成为难题时,刘明称:“这主要是因为在跨部门协作中,容易出现由于信息沟通不健全和看问题的视角不同,导致发生部门间争论不休,忽略问题真实痛点的情况。但是,我们也需要看到跨部门协作中好的一面,因为有了不同的立场,从而更好地推导出更全面的问题解决方案。如果想要解决因为看问题视角不同,导致出现争执的问题,那么业内一直讨论的 OKR 工作法,就是一种很高效地达成目标对齐的好办法。”

OKR 被称为“目标与关键结果工作法”,由 Objectives(目标)和 Key Results(关键结果)两部分构成。其中 O 代表的是你想要去的最终目的地,它可以时刻帮助你指明前进的方向;而 KR 代表的是一个带有距离标记的路标,它可以时刻告诉你距离目的地还有多远。

因此,如果我们能利用好 OKR 的方式,那么就可以极大减少在跨部门协作时,由于目标不一致,出现争执的问题。

最后,刘明提到,如果在跨部门推动工作时,遇到项目责任方不明确的问题,导致项目难以推进的问题,那么产品经理一定要成为最后的“守门员”(最佳责任方),因为在产品落地后,主要是由外部进行评价的,产品经理会根据日程和产品战略目标强力推进。对于具体推进产品的各个部门来说,做得多,其实是能力的展现。总有灰度的地带,做还是不做,还是看各个部门领导力的体现。

刘明,TGO 鲲鹏会南京分会会员,三星电子(中国)高级总监,现负责智能电视应用软件部门的整体研发工作。拥有十多年智能电视全栈开发,系统架构和项目管理经验。

成立更高层级的沟通协调组织

在跨部门协作问题上,樊伟伟认为,其实在同部门中不同职能之间也存在协作问题,只是跨部门协作往往更难,因为跨部门的目标不一样。举个例子,产品部门注重的是用户体验,商业化部门的目标是变现,那我们该如何做到既保证用户体验又尽可能的提高变现能力呢?这就涉及到产品和商业化部门的沟通协作问题。

实际上,跨部门协作的根本目的是提高工作效率、实现公司整体利益最大化。樊伟伟在接受 TGO 鲲鹏会的采访中提到,“目前针对跨部门协作,我们的做法是借助组织架构的调整和变革来实现高效的跨部门协作。我们可以成立更高层级的沟通协调组织(可以是虚线的),来打破‘部门墙’,通过加强跨部门沟通和知识共享的方式,协调、推进更高层面的规范和统一,比如技术委员会、产品委员会、运营委员会等。”

同时,矩阵式的组织架构可以让纵向的产品团队“实”辅以横向的职能团队“虚”。当前,随身云完整的产品团队包括产品、研发、设计、运营、测试等,他们都是对齐持续交付优秀产品的目标。因为目标一致,所以他们在一起战斗时,沟通起来也顺畅了许多。

除此之外,樊伟伟认为,OKR 不仅是一个目标管理工具,它也是一个实现跨部门沟通的利器。目前,随身云已经实行 OKR 快 2 年的时间了,大家通过 OKR 很清楚对方部门的目标。通过 OKR 对齐目标,可以进一步和兄弟部门达成目标一致,然后再各自拆解任务,在协作配合的过程中就会有的放矢,流畅很多。

樊伟伟,TGO 鲲鹏会南京分会会员,微鲤科技研发总监。2013 年加入微鲤科技,负责公司主要产品中华万年历、微历的后端研发,作为后端核心人员,经历了用户从百万到千万到亿级的整个过程,积累了丰富的后端系统高性能、高可用架构设计经验。2015 年成为微鲤科技南京分公司华易电子技术负责人,参与负责公司多个创新产品的研发。

协调团队考核指标,保持团队高效性

在参加「技术部门如何高效跨部门沟通」主题的小组活动后,刘涛也产生了一些思考和感悟,他在总结时提到:

从管理层的角度来说,首先是要协调各团队的考核指标,给跨部门的协作创造好的环境,如果各部门的考核指标是完全对立和矛盾的,那么协作根本无从谈起,更不用说高效。其次,在协调好指标之后,还需要明确目标,并向下传递协作意识和理念,让团队中所有人产生自上而下的协作意愿。在 IT 行业,还是存在很严重的“鄙视链条”的,因此我们就更需要自上而下传递意愿来消弱,甚至打破它。

从团队管理者的角度来说,我们还需要学会沟通的艺术,并勇于对合作部门坦诚弱点,让善于外部沟通的人员承担沟通责任。在跨部门沟通时,我们需要使用对方能够听得懂的语言,不要用内部沟通时的专用语言,否则就是鸡同鸭讲,只有用共同语言进行沟通才会高效。

除此之外,多个部门经常需要协作时,我们还需要把形成共识和达成共识的协作方式固化下来形成流程,不仅方便重用,可以节约时间和精力,还能让团队间形成默契,从根本上求同存异。

从具体执行者的角度来说,我们需要多做换位思考,考虑其他职位的需求和困难,不要总从自己的角度考虑问题。

刘涛,TGO 鲲鹏会南京分会会员,多飞网络科技 CTO。专注于金融系统研发十多年,2017 年联合创立多飞科技,带领团队开展互联网金融相关产品研发。

总体来说,跨部门协作最重要的一点是目标一致,通过制定统一的目标,让双方能够达成共识。除此之外,还需要多站在对方的立场考虑问题,以便于保证双方合作的顺畅性,形成高效地跨部门协作模式。

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