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瞎开会,是人生最大的荒废

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 张丽俊 • 2020-08-08 15:00:25 来源:张丽俊 E6917G1

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(图片来源:摄图网)

作者|张丽俊 来源|张丽俊(ID:zhanglijunCherry)

”领导通知我参加会议,我却听了领导几个小时的演讲。”

“我参加了一场会议,结束后发现根本不知道要做什么,这场会议和自己一点关系都没有。”

“开会也太没有质量了吧!把十多个人叫在一起,就为了讨论一件鸡毛蒜皮的事,浪费了十多个人几个小时的时间。”

……

职场人苦开会久矣,很多公司开会都变成了形式主义和虚假繁忙,有事开会,没事也开会。对于开会,管理大师德鲁克也曾说:「如果一个经理人将超过25%的时间用在开会上,这个组织大概有问题。」

实际上会议是从事管理工作必经的媒介,绝对无法避免开会。通过会议,管理者可以将较为理想的做事方法教给他人。另外也要在会议中决策,或者帮助他人决策。而且我们也常说管理者要有非常好的工作习惯,开会就是管理当中非常重要的一环。早会调状态,晚会复盘,此外还有周会,月度会议等等。

所以我们更要学会正确的开会,节约开会的时间,让会议变得更有质量、更高效。

问题导向

开会必须有明确的主题,并且所有人都要围绕主题的资料提前做准备。

我在开会前会预先筹备,各项数据资料都会进行分析和整理。内部会议时我也不借助电子设备,因为在开会前,我做好了十足的功课。同样我也可以一眼看出谁没有做好准备,这是很多人害怕和我开会的原因。所以当我告诉下属要开会时,他们也会很紧张,当然也会认真对待。

为了达到更好的效果,不要让无关的人加入会议,乔布斯的做法是直接把与会议不相干的人赶出会议室。

一场高效的会议一定会让每一个人都有明确的角色:主持人、决策者、参与者、记录员,具体到每一个人身上。通过角色的设定,可以让每一个人都紧张起来。

在会议中,应该由项目负责人负责主持,因为只有他更在乎会议达成的结果,如果主持人与项目没有强关联,他可能只会走完开会的必要流程,而不关心结果。

如果产品经理负责提案,那么则由产品经理负责组织这场会议。很多公司的弊病是不管什么会老板都列席参加,并且让老板负责主持。实际上战略会是老板的责任,具体到各个项目,则是项目负责人的责任,项目负责人也更明确开会最终要达成什么目的。

解决问题

当我们决定要开一场会议,那么我们在开会前就应该认识到,开会的目的不是为了讨论问题,而是要解决问题。

谷歌的会议倡导用数据支持决策,如果崇尚数据,那么就会减少没必要的假设和无端的争论。也可以根据数据来剥洋葱,从而抓住问题的本质。会议中最好要得出行动方案,怎么解决当前的问题,还要落实到人。

因特尔前公司CEO安迪·葛洛夫认为:一个经理人的时间成本(包括任何费用),大约是每小时100美元。所以一场会议长达两小时,并且有10个经理人参加,这场会议的成本便高达2000美元。

很多管理者会因为一时兴起就开价值2000美元的会。所以你应该首先问自己,这场会议该不该开?既然要开,那么就一定要解决问题。如果不能解决问题,就等同于浪费了公司2000美元。

得出结论

不管这次讨论有多么激烈,双方如何僵持不下,决策者或会议的组织者,一定要得出结论,做出一个可执行的决策。哪怕决策再烂,也比没有决策好。有了决策就要干起来,然后不断修正。如果开会没有得出结论,也没有明确的下一步,议而不决,决而不明,那么这场会议没有起到任何作用。

很多公司开完会后,因为冲突,寄希望于下一次讨论。事实上如果这一次没有谈妥,那么下一次也未必能谈妥。“开着飞机换引擎”,先有一个结论,干起来再说。

得出结论后,要形会议记录。尽管在会议中部分人有不同意见,某些团队成员或许也不能认同群体的结论。但只要出了会议室的门,所有人都要按照结论执行,并且是不折不扣的执行,所有人都应该清醒的认识到这一点。

控制时间

开会一定要控制时间,战略会往往需要封闭几天的时间,而寻常的会议则越短越好。有的企业通常选择站着开会,如果坐在舒适的座位上,往往会忽略掉时间。事实上会议流于形式,领导者难辞其咎。部分领导者利用开会来展示权力,或者对开会上瘾,不关注会议本身,而成为了“表演者”,员工不得不配合参加表演。

因此我们常常见到这样的一种情况:领导组织开一场会议,领导告诉你,简单说两句。而他的潜台词却是这两句话要说两小时,甚至时间会更长。

当然类似的领导者也会为了体现民主,让大家为一件很小的事展开讨论,最终讨论了两三个小时,实在没有必要。

日常会议一定要简明扼要,时间越短越好。据哈佛商业杂志评论研究发现,会议时间集中在30~40分钟效果最佳。

正因为时间宝贵,所以绝对不能允许有人迟到。浪费时间就等于浪费公司的钱,对迟到的人,不重视他人时间的人,也要给予一定的惩罚措施。

会议是非常好的沟通议事工具,会议本身无可指摘。开会之所以让人反感,是部分开会的人没有使用好它。我们不能因噎废食,更应该学会如何合理使用,从而做到高效的工作。

本文来源张丽俊,内容仅代表作者本人观点,不代表前瞻网的立场。本站只提供参考并不构成任何投资及应用建议。(若存在内容、版权或其它问题,请联系:service@qianzhan.com) 品牌合作与广告投放请联系:0755-33015062 或 hezuo@qianzhan.com

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