如何用3个职场技能，更好的提高工作效率？

（图片来源：摄图网）

作者|Ray先森  来源|Ray先森(ID：RayZhang1993)

Ray先森说

以前看金庸老爷子的小说，常常羡慕于那些横空出世的大英雄真豪杰，个个都是名头响当当的人物。到后来才发现，真正的高手往往杀人于无形，又或是看起来平平无奇，结果起手便有神鬼莫测之功力。

大概就是练武之人最高境界，飞花摘叶皆可伤人，草木竹石均可为剑。

也就是可用小力胜大力，以致于达到随心所欲的最高境界。

其实这句话，在职场也深有体会，就好比有人看起来牛气哄哄实则草包一个，也有人表面上老实巴交结果却是低调的扫地僧。

观察的越久，你会发现那些真正的职场高手，往往喜欢化繁为简万法归一，事情越难他们用的方法反而越简单。

今天我也想借一个职场人成长的视角来聊聊：

如何用3个简单的职场技能，更好的提高工作效率？

 1

如何快速进入工作状态？

作为一个职场新人，最大困扰可能就是不知道怎么快速进入工作状态？

特别是刚刚进入职场的时候，一没有人带，二没有人教，自己也无法从根本上形成一个成熟而全面的职场认知，久而久之，常常容易陷入一种“我怎么成了打杂”的怪圈。

当然，没有谁一生下来就是CEO，大部分职场人进入职场的第一环节，都是从基层做起，而如果看这篇文章的你恰好就是一个实习生，或者刚刚进入职场。

那我的建议就是：

比工作更重要的是，在大脑中不断强化“我要工作”的信号。

一旦你拥有了这个认知，你就很清楚自己每天该干嘛，什么时间段该做什么事，在这里我给你细化成工作日某一天的具体流程：

1. 完成开工仪式

今天早上刚刚来到公司，是不是还没有走到工位附近就没有工作状态了？那我建议你来个最好是开工仪式，比如说收拾下桌面+清洗下茶杯+吃点早餐，然后开工。

2. 拟好每日清单

你可以在开展具体工作之前，写一个每日清单，把今天需要做的事情按轻重缓急逐一列举：

1）把今天打算做的事情写到纸上；

2）标记出最重要的3件事；

3）预估下可能发生的调整。

看看自己的日程表，是不是有一些会议要占用时间？今天要沟通的事情比较多？或者今天有事要外出？如果这样的话，就尽量少安排计划，避免事情做不完而产生的挫败。 

3.学会拆解动作

我们都知道，高考中数学最后一道大题都是最难的，也是你需要花费最多时间去求解的。

同样的，在职场上你也会遇到一些“需要你花费最多时间”去解决的问题，而这个时候很多人常常觉得“要事第一”，一定要先搞完最难的那一个，可想而知最难的永远是最难搞定的。

因为最重要的事通常都是最困难、最困惑的，你想搞定它，又不知道怎么下手，就无法进入工作状态了，自然也就无法提高工作效率了。

所以建议学会拆解动作，你思考的只有一个问题：

这件事情的下一步行动是什么？

比如说做今天上午12点之前你需要完成项目进度汇报PPT，那么完成这个PPT下一步行动是什么？

思考如何构建框架，再下一步？

找各部门收集整理项目具体进展信息，再下一步？

找个合适模板开始整理，再下一步？

制作PPT。

你看，这样一来就把做项目汇报PPT这个事拆解成了若干个步骤，而不是胡子眉毛一把抓，最烦的是又抓不到重点，还浪费时间。

4.学会做笔记

很多时候你会发现职场上的事靠脑子是记不住的，所以我的建议是手边常备笔记本，针对一些突发或计划外、又不得不承接下来的事情，写在笔记本上，一方面是不要忘记了，另一方面是别让这种打扰影响你的工作状态。

做笔记这个习惯，我从大学毕业到现在一直在坚持，结合上文中的“拟好每日清单”，

你会发现坚持的时间越久，接下来工作思路越加清晰且有条理。

 2

如何做好职场时间管理？

随着时间的推移，当你慢慢进入工作状态之后，你会发现你遇到了第二个难题，也就是：

手上的事情越来越多，每天要和不同部门的人对接工作，每次工作推进都花费大量时间，长此以往，你会发现自己频频顿生一种无力感。

是的，这也是我想说的，怎么才能做好职场上的时间管理？

这里提供几个小方法：

1.打磨时间颗粒度

相信大家都对这个“时间颗粒度”已经不陌生了：

时间颗粒度指，一个人安排时间的基本单位，是说一个人把时间切成颗粒的意思，代表着一个人的职业化。

在这里我想说的是，每个人的时间都是公平的，你我都是一样的24小时，但最终有人保证保量不拖延的完成，也有人时间花了却一事无成。

如何高效利用每一分钟，才是问题的关键所在。

2.完成每日清单

我在上文中就提到尽量去每天写一个每日清单，这能帮助你更好的养成每天开列工作计划、每晚写工作日报的习惯，

当然，这并不是为了给领导看，而是为了培养自己的觉察能力和时间掌控力。

一个进阶的工作习惯是每一个月自己拿出两个小时，拉一遍重要事项清单。需要注意的是，这些计划和清单一定要用能勾选的模式，每完成一项就打勾，这是你能给自己创造的一个“最小化正反馈”。

3.堵住时间缺口

我自己就亲身经历过，在某一个项目项目上花费大量时间，结果投入产出不成正比的时候，所以很多时候，并不是你花了时间就一定能得到正向反馈。

这个时候，我的建议是：

把严重消耗时间的低产出项目从计划表里删掉，只有这样才能更好的堵住时间的缺口。

我以前刚刚到深圳工作的时候，是住在远离市区的宝安区石岩镇，而上班的地方在世界之窗，每天来回上班时间都已经超过2小时有时候甚至更久，后来搬到了世界之窗，通勤时间不超过10分钟，我可以有更多的时间来提升自己和跑步锻炼。

而两年之后，因为工作投入度更高获得的涨薪完全能覆盖房租投入成本，更别提因此告别了无尽拥挤的深圳1号线的早晚高峰。

4.找到协助对象

职场到最后总是要找人合作的，不管是别人找你，还是你找别人。

当你找到一个可以授权和协作的对象，积极“传球”的时候，你会发现你的工作效率大大提升，就像一场篮球，你1个人打5个和5个人对打结果肯定是不一样的。

而职场的特点恰恰又是需要团队作战，开展工作时就像球场上的中场发动机，不仅自己善于带球突破，还要眼观六路随时准备传球，及时请别人帮忙，让自己聚焦于主线任务。

5.找到最佳状态

最后，还有个事也想提一句，我以我自己为例：

我发现自己在状态差的时候，工作和学习质量和效果也是最差的。

而如果是早上或上午，我可以心无旁骛的完成各种事情，但到了下午或者晚上，整个人时常会出现懈怠和注意力不集中的情况，甚至一个晚上都看不完一篇5000字的文章。

所以，我最后一个建议就是：

在自己状态最好的时候去做最重要的事情，而不是在状态最差的时候浪费最宝贵的时间。

3

如何争取更多职场资源？

当你一步步走向职场更深处的时候，你就会慢慢发现比工作更重要的是：

你需要更多的人来帮你工作，或者说，你需要和更多的人一起去完成工作。

而这个时候，你就会发现别人也是这个状态，而本身固有的资源只有这么多，于是问题就爆发了：

在一个存量的世界里，如何在变量的过程中，去尽可能的实现资源最大化？

在这里谈谈我的理解：

1.珍惜每次合作

能拿到更多资源的人，不是因为在抢资源的时候有办法，而是因为日常工作中就表现出来的靠谱，让大家对他有信任。

有句话说的好：

信心，比黄金更重要。

同样的，在职场，信誉比加薪更重要。

可以说，重视积累自己的工作信用远比一次加薪更重要，因为工作信用本身就是一笔巨富。

2.提高能见度

我在很多篇文章都提到过一个观点，就是有意识地提高工作曝光度。

主动与上下游的同事、分管的领导聊聊工作进展，让大家知道你在做什么、取得了什么阶段性成果。千万不要只顾埋头拉车，不与别人交流。

只有你被看见的，你的努力才能被看见。

3.尽量不等于交付

谁都有不想工作的时候，特别是你不想接的项目和案子，但是这个东西既然以及派给你了，建议就别用“尽量搞定”这种思维去敷衍。

记得以前上学的时候，老师经常说：

“人哄地皮，地哄肚皮。”

凡事要是到了尽量和敷衍的时候，可想而已未来的路恐怕很难走。

而如果你能做到可交付的地步，至少说明这个结果在离开你手的时候已经是个完成品，不需要下家修补你的工作才能继续下一个流程。

公司生态中，谁的结果最可交付，也就说明他的投入产出比最高，而自然资源和收益就会迅速集中到那里。

4.整体大于局部之和

公号“拾遗”里有句话写的很好：

我们在观察和认识一个人时，要看他是整体大于局部之和，还是整体小于局部之和。而我们自己，也要争取成为一个整体大于局部之和的人。

如果能把自己的工作放到业务全局里做对照，找到自己对全局做贡献的方式。

而不是不管做什么事情，光想着自己那点利益；

也不是不管身在什么位置，光盘算自己那点私欲。

只有当你放下眼前这点蝇头小利的时候，你才有可能看到更远方的星光黎明。

写在最后：

在文章的最后，讲个小故事：

在上个世纪的100年的时间里，英国自行车手的成绩很差，差到什么地步呢？

在过去这么多年，只收获过一块奥运金牌，而在“环法自行车赛”里没有拿过任何一枚奖牌。以至于自行车制造商都不愿卖给他们装备，觉得有损自己品牌和声誉。

在2003年，英国自行车协会聘请了一位新教练，仅仅5年时间，在2008年奥运会上，英国自行车队就拿下了项目中60%的金牌。

这位教练做了什么？

其实也没什么，只不过是：

重新设计自行车座，使其更加舒适；

用酒精擦涂车胎，以获得更好抓地力；

让医生教每个队员怎么正确洗手，减少患感冒的概率；

测试不同纺织品在空气中的阻力大小，给队员换上更轻便阻力更小的衣服；

把运送自行车的卡车内部漆成白色，及时清理灰尘，降低对自行车性能的影响。

他们车队进行了数百个这样细节上的改进，最后取得了让人刮目相看的好成绩。

这也是我最后想表达的：

有时候我们常常迷失在宏大的目标当中，

却又止步于一次次琐碎又乏味的重复之中。

任何伟大的目标，都源于无数次微小习惯的坚持。

也正是这些微小习惯的坚持，能让你在未来有机会走的更远，飞的更高。

编者按：本文转载自微信公众号：Ray先森(ID：RayZhang1993)