下属工作中总是犯错，怎么办？

（图片来源：摄图网）

作者|吉田幸弘  来源|管理的常识(ID：Guanlidechangshi)

工作中，管理者经常会碰到一种下属：工作中总是犯错，做错事情又不敢重罚，怕离职，说轻了又不听，工作流程也有，还是经常犯错，达不到公司的要求和标准……

遇到这样的下属，管理者该怎么办？本文中，日本著名沟通设计师、人才培养顾问吉田幸弘，将结合3种不同情况提供给大家解决方案。

以下，Enjoy：

01

对重复犯错的下属

怎么沟通才能让他改变

对于那些常犯相同错误的下属，比起责问他们“为什么会出错”，不如询问“是什么原因导致出错”。

因为，“为什么”关注的是人，而“什么原因”关注的是事。当一个人被责问“为什么”时，他会感到自己“有问题”，心中就会产生负罪感。

反省固然好，但更重要的是行为的改变。通过询问“什么原因”，能敦促下属从客观角度自我审视，看看哪个地方存在问题，从而积极地改变自己的行为。

在我看来，不少管理者都十分认可上述的指导方式。但即便如此，有的下属依然重复出错。

那么，究竟怎样才能让下属改变呢？你得是一位善于沟通的管理者。

重复出错的原因大致分为两种：

没有意识到自己的错误

不知道改正的方法

前者用“询问原因”的办法，下属可以自己发现问题，采取措施防止再犯。然而，如果出错的原因是后者，则下属很难对上司坦言“不会做”，因而永远得不到上司的建议。

在上司面前，下属希望给上司留下一个好印象，一般不会主动讲述出错的原因及来龙去脉。哪怕上司不是一个喜欢批评人的人。

此时需要让下属感觉“和上司一起讨论讨论这个问题也无妨”。

管理者需要有意识地引导下属讲出犯错的原因。可以采用“大概是我讲得不够到位”“是不是我没解释明白”等说法。

假如下属没有任何回应，管理者可以说：“有的话请你告诉我，哪怕是一丁点也好。”当听到管理者这么说，下属就比较容易说真话了。

接着，管理者还可以问下属：“你觉得怎么做才不会出错？”

这时由于有了管理者之前的铺垫，下属较容易打开心扉。

假如下属说出了恰当的方法，管理者可以说：“我觉得我们应该相互提高，如果我有什么地方做得不对，请直言相告。”

假如下属提不出妥当的办法，管理者可以说：“在我看来，错误的原因出在这……。”

关键在于营造出轻松交流的氛围，使下属较容易如实说出出错原因。出于这个目的，管理者也应当先假设问题出在自己身上，然后才提及下属的问题。

02

以为下属工作量大而做出调整

但对方依然频频出错

当下属在工作中频繁出错时，或许他的工作量已经超负荷。但有时也可能是下属的工作方法出了问题。

必须让下属在工作中不断进步，有意识地改进工作方法，消灭无用功，提高效率。

工作方法出现问题，原因只有两个：

要么是“不知道还有更好的工作方法”

要么是“虽然知道有更好的方法，但没有执行”

如果是前者，管理者可以告诉对方“这样做更有效率”。

例如，Excel、宏功能等计算机技能可以缩短作业时间，写策划案的恰当格式及找数据的方法等都能通过学习掌握。

但是，下属明明知道提高效率的方法却不执行，很可能是因为害怕突然改变工作方法会将工作搞砸。

在这种情况下，管理者需要不停地敦促下属改变工作方法，以提升效率。

要想迈上新台阶，必须进步。不论下属多优秀，管理者都必须让他意识到自己还有“改进空间”。用这个办法，下属的工作将会变得更高效。

观察下属，让下属意识到还有更好的工作方法，持续告知下属可改进的地方。

重点不在于勉强下属按照上司说的去做，而是引导下属，使其有意识地主动改进。为此，管理者需要使下属主动意识到用过往的工作方法行不通。

因此不能减少下属的工作量。只有保持工作量，下属才会觉得有改变工作方法的必要。

这种“疗法”看似粗暴，但能在不减少工作量的前提下，促进下属产生改进意识。

03

怎么才能防止下属

出现“致命伤”错误？

再怎么提高效率，工作毕竟是人做的，不可能完全不出错。

A经常出现一些轻微错误，如在录入顾客信息时，写错经手人名字中的汉字。客户收到带有错别字的付款申请书后，联系了财务部，管理者才发现这个错误。

于是管理者制定了一个“预防措施”，就是在录入信息后，照着名片检查一遍。

但半年之后，A又出现了新错误。这次是在录入一家公司名称时，将其中的汉字弄错了。

长此以往，公司的信誉很可能受影响。这是发生在我的客户公司里的一个真实案例。一个轻微的错误往往会造成巨大损失。

当下属第一次出错时，管理者对他说：“请想一想今后怎么做才不会出错。”然而，谈完之后就任由下属自行其是，说得好听一点是“放权”，其实是“放任”。

那么，怎么处理才能消灭这些轻微的错误？

就本案例而言，要管理者对下属所做的工作逐一检查，再多时间也不够用。为了消灭失误而这样耗费管理者的时间，从投入产出比来看也是不划算的。

重点在于不能只靠下属“注意”，仅凭“注意”是不可能防止错误发生的。

在工作量增多或出现突发情况时，人的注意力必然会分散，这是在所难免的。所以，管理者必须构建一定的机制，以便提醒下属注意需要留心之处。

例如，就刚才录入信息的案例而言，管理者可以制定一个规则：在录入一个名字后，必须“指读”（一边用手指点着一边念出声的检查方式）。

乍看起来这么做既费事又费时，但与补救失误所用的时间和金钱相比，成本还是很低的。

管理者还可以提醒下属：“以前出过这种错误，别忘了检查。”

此外，在业务繁忙时期，管理者还可以将本时期需要注意的事项写在白板上，提醒下属注意。

人孰无过，即使做到这个地步，也不可能完全消灭失误，但是，一些轻微的错误将会大幅度减少。

关于作者：吉田幸弘，Refresh Communication法人代表，日本著名沟通设计师、人才培养顾问、高管教练。

本文为“管理的常识”（ID:Guanlidechangshi）首发，摘编自《先学说话 再带团队》，机械工业出版社出版。转载请与原公众号联系取得授权。

推荐语：高效沟通是每个职场人的必修课，管理者有必要掌握“说话的艺术”，针对不同的下属，使用不同的方式表达，达成高绩效的同时，促进下属成长。本书列举了作者从大量企业实际案例中精挑细选的39个案例，有助于管理者倾听下属的心里话，带好团队。