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四步,让你拥有“三头六臂”

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 富研社 • 2020-01-24 09:29:36 来源:富研社 E2937G0

作者|谢春霖 来源|富研社(ID:dontletmeplay)

小锤,对又是他,奶茶店如今开的是风生水起,不但门庭若市,还吸引了不少加盟商、投资人...事业眼看就要迈向巅峰,他非常开心。

但是,他也因此变得越来越忙...

不仅需要自己参与制作奶茶,还有进销存管理、品质管控、新品研发、人才招募、员工培养、制度/流程优化、财务结算、营销推广、招商加盟、融资路演、新店寻址等等...大的、小的、碎的、整的一系列事情都压到了他身上,他觉得这些事都很重要,都要亲自操持,于是把自己忙得不可开交。

就在此时,相恋多年的女友小美竟然向自己求婚了…

小锤:“这这这...都怪我,太忙了...竟然让你…”

小锤自责不已,但幸福来得太突然,管不了那么多了,激动的赶紧答应。

不过,这就得立马开始操办婚礼了:选酒店、试婚纱、找婚庆、定流程、采购、布置、邀约宾客...又是一大堆事扑面而来。

原本每天已经14小时都在工作的小锤,看了一眼桌上那5本还没看的新书,深深的叹了一口气:俩月后再见...

事情多如牛毛,小锤焦头烂额,怎么办?

向哪吒借一下“三头六臂”的技能包吗?

他不会借的!

不借就不借,小锤可以用另一套技能包“FOTA”来解决。

什么是FOTA?

当事情太多而时间太少,为了最大限度的达成目标,你可以通过四个步骤来管理这些任务,让自己游刃有余。FOTA就这四个步骤英文名的首字母,它们分别是:

第一步:聚焦要事(Focus)

第二步:梳理日程(Ordering)

第三步:三线并进(Three Timelines)

第四步:随机应变(Adapt to Change)

我们一步步来看...

第一步:聚焦要事

既然任务太多而时间太少,那么就删掉点任务吧,只聚焦在那些重要的事情上!

小锤听到后,立刻跳起来:“什么?这怎么可以!它们每一件事都很重要啊!”

真的是这样吗?

你眼里觉得每一件事都很重要,很可能,是因为你还不知道什么才是重要的事情。

斯蒂芬·柯维在他的著作《高效人士的7个习惯》里提出了“要事第一”这个习惯。他告诉我们,想要提高工作效率,你首先要把事情按重要性和紧急程度分成“重要/不紧急,重要/紧急,不重要/紧急,不重要/不紧急”这四类。

然后,你每天需要用大部分的时间来做那些“重要/不紧急”的任务,这样“紧急”的任务就会越来越少,而不重要的任务可以授权他人或者直接放弃,这样你的效率就会大幅提升!这个叫做“时间管理优先矩阵”。

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但现在很多人却说这个管理矩阵过时了,因为你并不知道重要的事情是什么,所以这种方式无效...

Emmmm...

这个就好比说,iPhone已经过时了,因为它太贵了,我买不起,而且有很多功能我也用不来,因此我觉得它没用...

但这并不是iPhone的问题啊,这是…我的问题。

并不是这个管理矩阵过时了,而是我们需要拥有“识别重要性”的能力。

那什么才是重要的事情呢?

具有累计效应的事情?对未来影响更深更远的事情?对其他任务有巨大影响的事情?

那这些事情是什么呢?

我们可以把所有的任务大致分成两类:一类叫做“建设类任务”,一类叫做“运营类任务”。(当然,还有一类叫做“结束类任务”,这里暂不做讨论)

一、建设类任务

所谓“建设类任务”就是指那些你要“开启/建造”某个“系统/项目”的任务。比如说,你要造一栋楼,那么“选址、买地、设计、建造、装修...”等等这些都是建设类任务。

建设的标的有很多,不仅可以是建设一栋楼,也可以是建设一个APP,建设一个团队,还可以是建设自己的知识体系,建设自己的家庭,建设自己的社交圈子等等...总之,它是你把一个东西从0到1打造出来的过程。

我们在之前讲角色化的时候提到过一本书:Jesse James Garrett的《用户体验要素》,它是讲怎么建设一个网站的,但我们可以把其中的核心框架(用户体验要素的5个层面)剥离出来,迁移到任何“建设类”的项目中,小到一篇文章,大到一栋大厦、一个软件系统,你都能通过这个框架,非常清晰的看到整个建设过程中各个任务的主次轻重之分。

这个核心框架从下到上分别是:

战略层:为什么要建设这个系统/项目,对方能获得什么,我能获得什么?也就是这个项目的战略定位,它为什么而存在?

范围层:在这个系统中需要包含哪些内容,要什么,不要什么?比如要建设一个游乐场,里面需要包含哪些设施?摩天轮、旋转木马、过山车、还有肯德基、冰激凌店、消防、巡警、急救中心...

结构层:有了这些内容,现在该如何把他们互相连接起来,组成一个完整的系统?这时候你就需要对整个系统进行功能布局、结构设计、动线规划等等...然后出设计图、施工图。

框架层:这里开始就是用户能直接感触到的部分,比如大楼的实体钢结构、水泥墙、楼道、水电消防...比如软件的界面布局、信息排列等等,这个层次相当于未装修的毛坯房。

表现层:最上方的这层是美化的部分,比如房屋的外墙设计、软装布置,软件的视觉样式等等,这是对方最能直观感受到的部分。

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这个就是建设类任务的五个阶段。如果你面对的是建设类任务的话,首先应该意识到:建设任务无小事,任何阶段都应该非常专注,因为每一处细节都会影响最终的成败,一颗螺丝钉,就可能毁了整架飞机!

但其中的任务也是有先后轻重之分的,一颗坏螺丝所在的位置,带来的影响程度也是不同的:

这5个阶段逐级递进,先做好下面一层,上面一层才不会跑偏。比如你“结构层”里的设计图画好了,发现“范围层”里有些功能没加进去,或者“战略层”根本就定错了,那就得推导重来,甚至直接放弃...

因此,重要性也是越早的阶段越重要,比如“战略层”的重要程度就是五颗星,它是这里最重要的任务,甚至也是你所有任务中最重要的任务,它决定你要建什么,为什么要建这个,一旦战略层错了,后面的努力都是浪费精力,这个也是我们第25课重点讲的内容,好的开始是成功的一半;而“表现层”的重要程度就要低很多,样子好不好看直观感受最强烈,但对最终的成败影响却是最小的。

所以,当你遇到一个建设类任务时,你可以拿出这个框架来对照一下,你就能很快明确它们的重要程度,从而决定你对某个任务应有的投入度。比如:

小锤要和女友小美结婚,“筹备婚礼”就是一个建设类任务。

从什么都没有变成一场完美的婚礼。那小锤需要重点跟进的任务是什么?

首先是战略层:

也就是小锤,小美,双方家长这几个核心成员对婚礼的要求,比如婚礼的时间、地点、规模、预算;形式是中式还是西式?需要向来宾们展示一种什么样的氛围?带去什么样的感受?主题是浪漫感动,还是热辣激情?场面是尊贵奢华,还是低调朴实?…

这些看上去很虚,但他们却是整个婚礼的基石,如果在这个环节上大家达不成共识,后期就会有无止境的修改、返工,甚至争吵、伤心。

因此,平衡各方要求,对婚礼的定位达成共识是小锤最重要的任务。

然后是范围层:

为了实现“战略层”的这些要求,需要放入哪些“要素”?比如婚礼中需要包含哪些环节,需要哪些道具?需要找什么风格的司仪?需要请哪些亲朋好友?吃什么晚餐?配什么烟酒糖?等等…

这是小锤、小美其次重要的任务。

准备好了这2层,整个婚礼就不会跑偏,满分是100分,现在至少拿到了60分。如果时间充裕,小锤可以继续往上走深入各个细节,但现在时间有限,那么他就可以把剩下的三层分包出去,比如:

把“结构层”分包给婚庆总指挥,让他帮小锤把这些人、事、物串联起来,变成一个整体;

把“框架层”分包给司仪,让他把所有的环节串联起来,变成一台连贯的晚会;

把“表现层”分包给小美,让她来决定各个环节的服装配饰、舞台灯光、视频配乐;

这样,小锤在整个过程中需要参与的环节就会大大减少,却又能最大程度确保婚礼的质量。

一场完美的婚礼,即将上演…

二、运营类任务

我们在专栏第20课《如果你能穿越,现在会变得更好吗?》中讲到过“系统”和“系统性思维”的概念,你看的见的人、事、物叫做“要素”,但它们不是孤立存在于这个世上的,他们之间有一种看不见的“关系”把彼此连接在一起互相影响。把这些“要素”以一定的“关系”组合在一起,具有某一特定功能的“整体”,就叫做“系统”。

人体是一个系统,APP是一个系统,公司是一个系统,一幢办公大楼也是一个系统,建设类任务就是从0到1建设一个系统,而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好的运行。比如说APP上线后的技术维护、用户运营、营销推广...公司的日常管理,财务、人事、进销存…等等这些就是运营类任务。

那你该如何在这些多如牛毛的运营类任务中找出关键点呢?

他们看上去都稀松平常、杂乱无章,但其中就埋藏着一些对整个系统的未来能起到决定性作用的工作,想要找出这个关键点,你就需要先看到整个系统的全局。

这时候,你就需要拿起“系统性思维”这把思考利刃来进行一次解剖,比如把锤子奶茶店日常运营的主要部分简化成如下的一个系统图:

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有了系统图,那关键任务在哪呢?

 1  推动增强回路

一个以增长为目标的系统,首要任务是找到能推动增长的关键环节,比如这个奶茶店的核心目标是盈利,而盈利就需要不断增长的客户量,那么整个系统就应该围绕“客户量”这一关键变量来搭建,所有工作是围绕它来展开的。

那如何让一个变量在系统中不断增长呢?

你需要推动一个“增强回路”,增强回路就是一个系统中的A能增强B,而B又能反过来增强A,他们两者能形成一个互相增强的循环。

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那在这个案例中,什么能与“客户量”形成增强回路?

是“宣传量”。

宣传量越大,奶茶店的知名度就越高,就会吸引越多的人来购买;而越多人购买,奶茶店的现金流就会变得越多,小锤就可以不断拿钱去做更多的宣传,这就形成了一个增强回路。

因此,小锤在运营类任务中的第一个关键任务就出现了,就是要重点去做那些能提高“宣传量”的工作,比如找中心化媒体投放广告,找网红自媒体做定向推荐,设计自传播活动让用户分享裂变等等...一圈圈持续推动这个增强回路。

全球第一大饮料公司“可口可乐”,能保持100多年兴盛不衰的核心秘密之一,就是永不停歇地投入大量的广告来推动这个增强回路,其发明人彭伯顿曾说:“如果我有25000美元,我愿意花24000美元来为可口可乐打广告,再用剩下的1000美元来进行生产。”

2  消除风险因素

所谓风险因素,就是指会限制系统增长,或者导致一个负增长循环出现,甚至会让整个系统崩溃的因素。

比如刚才锤子奶茶店系统图里的风险因素就是“次品率”,次品率越高,用户口碑就越差,客户就会流失的越多。

如果对“风险因素”放任不管而继续增加宣传量或快速扩张,那么就会带来更多的负面评价,口碑进一步下跌,客户流失会更加严重;而客户量的减少,收入也会跟着跌,没钱打广告,知名度也会随之下降,这又导致新客的获取越来越难,收入继续锐减...进而走入一个恶性循环。

所以,运营类任务中第二重要的,是找出系统中的“风险因素”并想办法控制甚至消除,让系统至少可以正常运行而不至于崩溃。

比如,为了解决因“管理复杂度”增加而带来的“次品率”提升,小锤可以改变分店的经营模式,从加盟变成直管,甚至直营;强化品控,将奶茶的制作从依赖经验变成依赖流程,提供统一的原料供应,提前压缩好茶饮配方,设立严格的监管机制等等。

再比如,老化的煤气管道,积油的抽油烟机,损坏的电源电器等等...这些是消防的“风险因素”,如果放任不管就会越来越严重,最终酿成大祸。因此,日常排查的重要性要远远大于火灾来临时的紧急施救,等风险发生,整个系统会迅速崩塌,损失急速扩大,多年的心血付之一炬,届时再想挽回已杯水车薪,为时已晚。

短期成功靠增长,长期成功靠安全。

放入矩阵,精简任务

总结一下,有3类任务非常重要,你需要把它们从众多任务中挑选出来重点对待,成为你每天工作的重心,他们是:

第一,建设类任务。特别是前三层:战略层、范围层、结构层的任务,他们对系统的最终成败影响巨大;

第二,能推动增强回路的任务。这是你的核心推动力,它能让系统快速的发展;

第三,能消除风险因素的任务。比起救火更重要的是防火,不做防范,风险因素就会演化成真正的危机,让你苦心建起的大厦瞬间崩塌。

如果此时,你竟然发现自己手头并没有以上这三类任务,那你目前最重要的任务就是去找到它们:或去开启一个建设类任务;或去构建一个增强回路;或去寻找到可能的潜在风险...

好,知道了什么事情重要,你就可以应用“时间管理优先矩阵”来精简并管理自己的任务,把每天的注意力都聚焦在这些最重要的事情上了。

第二步:梳理日程

我们在第16课讲“专注”的时候说过,大脑是无法同时思考多件事情的(因为需要的背景知识不同),注意力在同一时刻也只能聚焦在一点上。因此,如果要处理多件事情,也得一件一件事情挨个做,如果非要同时面对,你的大脑很可能就会死机,什么事情也推进不了。

这个就好比是一个倒放着的细口瓶子,瓶里有许多小球,每一个小球都代表一项任务,而这个瓶口的大小一次只能让一个小球通过。

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那么,如果代表“任务”的小球都堆在一起,小球掉出瓶子的速度就会非常慢,甚至完全卡住不动。

想要让所有小球快速离开瓶子,你就得把所有小球按顺序排成一条直线:

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这样,小球掉出瓶子的速度就能快很多。

因此,你任务再多,也必须把它们排列成一个有序的队列,然后挨个执行才能将效率最大化。

那具体该怎么排呢?

一、用GTD,梳理任务顺序

要让任务变得有序,你首先要熟练运用任务管理的神技:GTD。

什么是GTD?

它的英文全称是:Get Things Done,意思是把事情做完,这是由戴维·艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法。

输入杂乱的任务,结合“时间管理优先矩阵”,用软件进行自动整理,输出一张有序的任务列表,这是GTD最擅长的事情。

有了这张任务清单,你只需要按顺序逐个执行即可,效率就会立刻变得很高,这项技能你必须学会并熟练运用。

二、用生物钟,设定执行时段

你可能会感觉,这篇文章看上去是在讲“时间管理”的,但是到目前为止并没有出现过“时间管理”一词(除了引用了“时间管理优先矩阵”这个斯蒂芬·科维提出的概念),为什么?

那是因为时间是不能被管理的,它只是一个度量单位,你不能对它做任何修改。

时间不能管理,但你却可以管理自己身体内的另一个“时间”,它叫做“生物钟”。

 什么是生物钟?

人体的生物钟,是由下丘脑中的“视交叉上核”来控制的,你的体力、智力、情绪、血压、经期等等都会呈现出周期性的变化,它是生物体生命活动的内在节律。

清晨,即使没有闹钟,你也会自然醒来,大脑逐渐清澈,你开始变得充满活力,你能轻松背出演讲的稿件,保持高度专注,灵感不断迸发...而在下午1~2点的时候,你想专注做一些有创造性的工作,困意却会强行袭来,你提醒自己要坚持,要打起精神,拿起牙签去撑眼皮...但注意力就是很难集中。

都是1小时,效率可能差出五倍。

清晨的记忆力,上午的专注力,午后的乏力,晚饭前的运动活力...这些都是生物钟导致的。

从这里你可以看到,身体能量、精神状态、注意力的集中度、大脑的活跃度等等...在每天各个时间段都是不一样的,它们呈现出一个周期性的变化。如果我们能理解自己的生物钟,并让任务的安排顺应这个节律,那工作效率必将大幅提高。

具体应该怎么做?

要顺应生物钟,你就得理解生物钟,以下是我根据某位医生列出的一张生物钟时刻表简化而来,方便你作为参考:

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注:每个人的生物钟各有差异,你可以根据自己的实际情况做一些调整。

有了这个生物钟参考表,我们可以把一天的工作时段,进行重新分配,比如:

1. 专注2个工作区:8点~12点;15点~18点。

这2个时间段大脑最为活跃,思维敏捷,注意力容易集中,你应该把最重要、最需要创造力的工作安排在这2大段时间里进行。

2. 设立2个学习区:6点~9点;20点~22点。

这是你记忆力最旺盛的时期,如果你用这段时间来刷剧、刷朋友圈,那大脑中就会充满影视剧情、明星八卦和好友动态,忘都忘不掉...这是学习的黄金时间段,千万别浪费了。

3. 安顿2个休息区:13点~14点;23点~5点。

晚上11点上床睡觉,中午1点睡个午觉,或者做一次冥想,它们能保证你全天的精力充沛。

除这3个区域之外的时间段,你可以用来处理一些不那么重要和紧急的事情。

你可以把生物钟的周期性看成是一家“注意力”供货商,有时候它输出的“注意力”充足,有时候少一些,有时候则需要“补货”。而你的工作成果都是通过注意力交换得到的,有些工作需要的注意力多一些,有些则需要的少一些。

因此,顺应生物钟的规律来工作,你其实就是在调节它们之间的供需匹配,适合的时间,做适合的事,会让你始终处在适配的状态,有四两拨千斤的功效。

第三步:三线并进

如今,你已经找到重要的事情,精简掉了大部分任务;又对这些任务进行了排序,变成一个任务队列,并找到了基于自己生物钟的工作节奏,那么下一步就该执行推进了。

但是,整体的任务数量依然不少,而且有些任务的截止时间都赶的比较紧,如果一件件挨个做,估计会来不及,怎么办?

你可以开启3条时间线,同时推进这些任务:

一、专注“主干线”

“主干线”是你一天中效率最高的时间段,比如大脑创造力、专注力最高的2段工作区(8点~12点;15点~18点),记忆力最强的2段学习区(6点~9点;20点~22点),你应该把最重要的工作及学习任务安排在这段时间内,然后逐件专注执行。

虽然说这段时间大脑状态极佳,但持续时间有限。

因此,为了能让这段有限的时间发挥出最大的功效,你需要做另外2两件事来为它们保驾护航:

 1  屏蔽外界干扰

专注是效率的保证,一旦被打断,想要再次进入就会非常困难,效率将大打折扣。因此你需要为这段时间设置防护墙。

比如,我会在这期间关闭一切通知类的提醒,带上降噪耳机,与外界隔绝。并且,我还会把这个时间段告知身边的伙伴,让他们也尽量不要在这个时候联系自己,有事等过了这个时间点再说。

 2  调整身体状态

注意力就像我们的手机电池,一天能用的量是固定的,为了让自己全天都能有电,你得做好电池管理,该充电充电,该省电省电,遇到关键任务才尽情释放,比如你可以:

改善自己的饮食结构,通过少食多餐、清淡饮食,来减轻肠胃的压力,保持大脑供血充足;

佩戴生物钟眼镜和智能手环来辅助调节体内的节律;

在工作过程中设置短暂的小歇,充电(休息)5分钟,通话(专注工作)1小时。

二、抢占“自动线”

每天都能安排出“自身处在最佳状态”且“不被打扰的整块时间”来处理最重要的工作,那效率已经非常高了!

可如果,你的任务还是太多处理不完,或者有些琐碎的、不需要太多注意力的工作,放到这些时间段内处理感觉太浪费了,怎么办?

那你就可以在“自动线”上处理这些任务。

  什么是“自动线”?

还记得我们在第21课讲过的丹尼尔·卡尼曼的《思考,快与慢》吗?

在我们大脑中存在两个系统,一个叫系统1,一个叫系统2。

系统1,叫做快思考,用于处理一些简单、重复的任务;系统2,叫做慢思考,用于处理一些需要耗费大量注意力,需要创造,需要思考的复杂任务。

系统1的处理速度非常快,有时候快到你根本感觉不到大脑在思考,但事情已经做完了。比如你每天下班回家,换的车、走的路已经再熟悉不过,你可以边走路边和朋友聊微信,然后不知不觉的走到家,这个走路、换车的过程就好比是处在“自动驾驶”的状态下的,我称这种状态下可利用的时间叫做“自动线”。

每天,这种大脑处在自动驾驶的时间有很多:你吃饭的时候,刷碗的时候,等车、坐车、刷牙、上厕所的时候...你虽然做着它,但不用去思考它,任务也能完成。

占用“自动线”:

这时候,你就可把其他不需要太多注意力的事情放进来,占用这部分额外的时间带宽,和这件事同步进行,比如:

你可以边坐地铁,边收发邮件,处理与同事的协作任务;

你可以边吃午饭,边收听一门语音课程;

你可以边洗碗筷,边把明天会议中要提出的方案在大脑中过一遍;

你可以边上厕所,边发一条微博/朋友圈,与朋友保持弱联系,扩大一下自己的影响力;

你可以边开车边…不做任何其他事情!如果这件事情有安全隐患,此条不适用!

把这些碎片化的时间利用起来,你的效率又能上升一个大台阶。

三、购买“第三线”

你要还是有太多重要的事情做不完,或者感觉有些价值比较低的任务不愿意做,又不得不做,怎么办?

那么,你就可以把这部分任务“外包”出去,用他人的时间来做,进入时间商人中“买卖时间”的模式,我把这些所有可调用的他人时间称之为“第三线”。

注:时间商人是专栏第2课《世界上只买卖一种产品》里讲过的概念,如果你有点不记得了,可点击此处回顾全文。

  在这种模式下,你可以“购买”两类人的时间:

1. 能帮你创造价值的人

比如你想开发一款共享车位APP,但自己不会?那么你除了可以花半年时间去学习、试错之外,你还可以付费咨询一位这方面的专家,“购买”他多年的经验技巧,节约自己摸索的时间。

在与这位专家的交谈过程中,你发现他无论是技术还是经验都要远远优于你,并且还对你的这个项目感兴趣?那么,你就可以邀请他加入团队,“购买”他的工作时间,直接为你的项目创造价值。

2. 能帮你提高效率的人

比如,这两天你需要一份近半年所有渠道的销售数据分析,这份资料非常重要,能够帮助你做出一个重大的决定,但做这件事估计需要2天的时间,耗时漫长且自己有更重要的事情要做,怎么办?

这时候,你就可以把这个任务分包给其他人,“购买”他的时间,提高你的整体效率。

设立协作时间点

不过,由于他人的行为你不能控制,因此在开启他人时间线的时候,你需要保持与他人的互动,设立一些时间点来确认他的工作质量和进度,比如:

提前确认截止时间,方便对方安排整体进度;

设定初稿时间,避免因初期方向错误而导致后期大量的无用功;

安排中期沟通节奏,随时把控方向和质量,避免到最后时刻才发现任务不达标而造成的返工、低质、甚至直接放弃而带来的巨大损失。

第四步:随机应变

三线并进的你,就像是一辆开足马力的跑车,专注在眼前的道路上,奋力冲刺。

但是,在全速前进的过程中,跑车它最怕遇到三件事,你还需要学会随机应变:

一、意外发生了 

车坏了、路裂了、大石挡路了...意外之所以是意外,就是说他不可预测,因此,你无需预测。

你需要拥有“应对意外”的能力。

具体怎么做?

送你一套“三字诀”:1停2看3动

 1  停

别慌,先暂停,稳定住情绪。

让自己冷静下来,回到理性思考,在情绪之下你很容易做出错误的判断;

 2  看

看什么?

一看目标,咬死目标,别只顾眼前的得失而忘了总目标;

二看原因,通过“透析三棱镜”找到意外发生的核心原因;

三看系统,把事件代入系统,分析它对整个系统的影响;

四看自己,看看自己有什么,基于已有的东西做出对策。

 3  动

考虑清楚了再动手。

宁可不动也不要乱动,乱动比不动更致命。比如三国时期,诸葛亮最后一次率大军北伐,魏国司马懿面对蜀军的营前辱骂却选择坚守不出,身披女衣也不为所动,因为他知道时机还不到,此时出战必将全军溃败,按兵不动才是此刻更好的策略。

二、路开错了

开着开着,你发现跑偏了、迷路了...这是怎么回事?

那是因为,当你陷于具体工作时,就容易忘了目标和方向,进而被眼前的小利益给引入歧途。

这就像闯入了一片森林,如果你不看指南针和导航仪而只顾走好眼前的每一步,那可能就会被路上的美景、美食、小萌宠吸引的到处乱窜,最终迷失在丛林之中...

跑错方向是最大的损耗。

因此,你需要拥有“锁定方向”的能力。

具体怎么做?

 1  心向目标

首先,不管手里多忙,你心里要永远装着目标。

你的注意力是非常稀缺的资源,对你来说价值连城,请不要随意挥霍。

突如其来的机会或许真的很诱人,但是如果对目标没有帮助,且你不准备放弃原定的目标,且会消耗过多的注意力资源,那你也应该选择放弃。用华为任正非的话来说就是:“不要在非战略机会点上消耗战略性资源。”

 2  定期回顾

其次,你需要定期回顾。

即便你是在一条笔直的公路上开车,也需要时刻微调方向盘才能保持直行。

工作也一样,即便目标清晰、方向明确,走着走着也难免会跑偏,你需要定期回顾自己的工作,重新评估目标,然后进行校准,再次聚焦,就像手握方向盘那样。

三、环境变了

你开车要去某地挖黄金,开到一半你收到情报,说财宝刚被人挖走了,他们正往东南方离去!

你怒不可解,准备“改变目标”前去阻截,然后又听到一则消息,说“炼金术”大获成功,金价开始暴跌...

这时你该怎么办?

已经赶了那么多路,中途放弃太可惜,继续去追他们把已经没有价值的黄金抢回来?

你不愿放弃的往往不是目标,是自己的心血,而心血是“沉没成本”。

当目标消失,环境改变,支撑原目标有价值的前提条件崩溃了。这时候,你就要懂得“放弃”,沉没成本不是成本。

你要拥有“不忘初心”(不要忘记一颗初学者的心)的能力。

随着环境一起变化,在新的环境中重新学习,找到更适合当下的目标,重新出发。

什么是随机应变的能力?

泰山崩于前而面不改色,千金置于旁而车不变道,万贯垂于腰而心不系羁。你便能忙于事而不陷于事,进退自如,灵动前行。

本章小结

好,这个就是FOTA这个技能包的4个步骤。接下来,我们来小结一下今天的内容:

小锤的奶茶店生意越来越好,但随之而来的是自己开始变得越来越忙,工作的事、感情的事、运营的事、发展的事、突发的事...全都交织在一起,压得小锤喘不过气。

如果你也和他一样,整天面对着做不完的任务,那么你就可以使用“FOTA”这个技能包,让自己拥有“三头六臂”的能力:

第一步:聚焦要事(Focus)

任务太多,是因为你不知道什么事情重要,因此你什么都做,最后把自己忙得不可开交。想要提高多任务的处理效率,首先要拥有“识别重要性”的能力,精简任务。那什么任务才是重要的呢?有三类:

1. 建设类的任务,特别是前三层:战略层、范围层、结构层的任务;

2. 能推动增强回路的任务,它决定了你能走多快;

3. 能消除风险因素的任务,它决定了你能走多远。

如果你发现自己手头并没有这3类任务,那你每天可能正身陷各种琐事,多年不得成长了。现在,你最重要的任务,就是去找到或开启它们。

  第二步:梳理日程(Ordering)

知道了什么事情重要,你就可以把它们放入“时间管理优先矩阵”进行分类处理。

但同一时刻你依然只能处理一件事情,想要让多任务处理变得高效,你必须把它们先排列成一个有序的队列,放入自己的日程安排,然后挨个执行。具体怎么做?

1. 用GTD,梳理任务的顺序;

2. 理解自己的生物钟,设定不同任务的执行时段,将执行效率最大化。

  第三步:三线并进(Three Timelines)

如果任务量还是太大,怎么办?你可以开启三条“时间线”并行推进它们:

1. 专注“主干线”,这是你每天效率最高的时段,需要用来专注处理最重要的任务;

2. 占用“自动线”,当某个任务你不需要思考也能自动完成,你就可以占用它的额外带宽来同时处理其他任务;

3. 购买“第三线”,你还可以购买两类人的时间来提高自己的效率:一是能为你创造额外价值的人,二是能帮助你提高效率的人;

  第四步:随机应变(Adapt to Change)

最后,你还需要拥有“应对意外”的能力、“锁定方向”的能力、“不忘初心”的能力来应对过程中的各种变化,让自己忙于事而不陷于事,面向目标,灵动前行。

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