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五万人的字节跳动,是如何实现高效远程办公的?

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 i黑马 • 2020-02-13 14:42:56 来源:i黑马 E2909G0

口述|陈炬 来源|i黑马(ID:iheima)

疫情影响下,创业者迎来很多新的问题,涵盖企业用工、劳务合同、财务筹划、法律风控等诸多方面,非常具体、亟待解决,同时又因为“新”,让大家手足无措。

为了更有针对性地帮助到创业者,2月11日起,黑马大学APP推出“在线问诊”公益直播,邀请来自字节跳动等知名企业的一线实操专家,进行分享及个性化一对一辅导,为企业找到最佳的问题解决方案。

2月11日,第一期在线问诊直播开讲,我们请来了字节跳动SaaS应用全球生态和渠道总监陈炬,分享自己对于“疫情期间如何高效远程办公”方面的思考。

大家好,我是字节跳动企业SaaS应用全球生态和渠道总监陈炬。今天参加黑马直播问诊的大部分用户都是创业者,我感到非常亲切。曾经,我也是一名创业者,在2014年创立了时间管理工具——朝夕日历。

一直以来,我都从事效率工具领域的产品和运营推广工作,在团队和个人如何更高效的工作方面积累了一些心得。今天,我将以“疫情期间,企业如何做好远程办公”为主题,和大家进行分享。

对于字节跳动的员工来说,远程办公是一个常态。字节跳动在全球几十个城市都有办公室,为了有效进行跨部门沟通协作,我们摸索出了一套远程办公和协作的机制。而当下,很多公司面对远程办公则显得有些混乱。

对于远程办公,企业有两个常见误区:

一、将远程办公简单理解为使用远程工具办公,甚至将远程办公和远程开会划上了等号。这样致使很多远程工具上线以后,员工使用不习惯,办公效率相比线下办公低下;

二、将原来线下的工作方式简单粗暴地搬到线上。譬如有的公司会议非常多,现在线下开不了会,就变成了线上的视频会议或在线轰炸,让员工感觉线上办公比线下办公更累。

在我看来,要想做好远程办公,并不是简单地使用远程办公工具,或将线下的工作方式搬到线上,而是摸索出一套线上和线下结合,充分利用各种工具的优势,面向未来的办公方式。

01

远程办公的挑战和机遇

首先,我们需要了解远程办公的难点和挑战:

一,远程办公缺乏一个共同的物理环境。原来员工在公司办公,可以快捷地沟通互动。丧失了共同的物理环境之后,彼此的沟通和理解成本开始上升;

二,工作更加碎片化。之前员工的所有工作在公司就能完成,现在如沟通、流程、内容等分散在各个不同的工具中,使得员工的工作更加碎片化;

三,远程办公中管理的不确定性增加,给管理人员提出了一定挑战。譬如在远程办公时,管理者如何保证员工高效的投入到工作中;

四,远程办公缺乏线下办公的氛围和工作的仪式感。

尽管远程办公给我们带来很多麻烦和挑战,但同时也带来了机遇。譬如远程办公能够彻底打破物理限制和隔阂。值得一提的是,远程办公为企业组织升级、管理方式和理念升级带来一个契机,有助于企业打造一个面向未来的数字化组织。

02

字节跳动如何实现高效的远程办公?

拥有5万员工的字节跳动,是如何做好高效的远程办公的?对于这一问题,我将从企业文化和管理理念、工具以及字节跳动高效办公的最佳实践三大方面展开阐述。

对于远程办公,我们强调企业的文化和管理理念的原因在于,这是减少远程办公的成本和摩擦、提高远程办公效果非常重要的“润滑剂”。字节跳动在没有疫情时,就通过大量的远程办公进化出与之适应的企业文化和管理理念,因此近期才没有出现较大的不适感。

字节跳动的文化和管理理念是一个很大的话题,我将挑出以下四个关键点向大家介绍:

第一,核心理念。字节跳动有一句话,“像打造产品一样打造一家公司”。

打造公司有两种差异很大的模式:一是Control,即强管控模式。我们可以将这类公司比喻为一个超级计算机,其中CEO是最核心的节点,特征是有大量的层级、流程、审批、汇报等,很多传统企业都是如此。

二是Context,强调分享。Context类型的公司是分布式的网状结构,没有一个明显的中心,从拓扑学的角度来讲每一个节点都是平等的。其中,不同的节点连接数目不同,获得的信息也不一样。这样的特征使得企业能够比较充分的吸收内外部信息。

譬如我们号召员工在春节返乡时候,调研用户,包括用户喜欢什么、对我们的产品是什么感觉、希望我们提升什么等。这些数据,是新的一年中开展业务非常重要的决策参考。

同时,Context类型的公司能充分激发员工的创造力和责任感。这在远程办公的时候,就能发挥很重要的作用。因为每一个独立的个体或小团队,都能够以比较好的参与感和责任感投入到工作中,而不需要很强的管控。此外,在网状结构下,每一个团队、每一个节点都能快速地去决策和执行;

第二,在企业内部的规则和审批上,字节跳动是尽可能去减少流程,譬如在出差、打车方面,可以直接用统一的平台去进行操作,不需要进行审批;

第三,企业内部也会非常弱化层级和抬头,员工在第一天参与入职培训的时候,HR都会明确强调这一点。有的新员工加入后一时半会还不适应,一上来就称呼某某老板或老师,老员工就会给予提示。当大家习惯以后会非常喜欢这种文化,这会使得员工能够更加自由、开放地去表达想法,为公司增添更多活力,输入更多信息;

第四,内部信息非常透明。在字节跳动内部每个双月有一次CEO面对面,CEO会公开透明的分享公司业务进展。同时,每个双月会让每个团队有一个全面的会议,此外还有周报、日报。这些数据和内容在不同的范围之内,透明地分享给员工,保证每个人都能得到充分信息。

我们需要强调的一点是,企业的文化和管理理念对于员工是否能较好地适应远程办公的工作方式,至关重要。

03

字节跳动的远程办公工具

要想实现高效的远程办公,工具必不可少。字节跳动的远程办公时使用的工具“飞书”在吸取市面上优秀产品的特点的同时,进行了探索和创新。

一、将“视频会议”当作同步重要信息及团队状态的窗口。

企业可以通过视频会议来召开常规例会,把画面、声音搬到线上,虽然远在他方,依然能够实现面对面沟通。我建议在开晨会时打开摄像头,穿戴整齐,有仪式感地沟通。

二、使用“协同日历”,规划共同工作时间。

员工可以将每天的日程放在飞书日历上,并让团队看到使用在线日历,这也是对组织资源的管理与确认。

用户使用协同日历,可以有效协同日程,规划会议等安排。此外,员工也可以订阅公司的公共日历,获得公司整体的安排,如节假日安排、公共讲座、CEO面对面等。如果公司有跨国团队,协同日历则可以自动更新工作时区。

三、“在线文档”可以让效率提升数倍。

目前很多企业还是使用本地文档等协同效率低的线下产品。比如收集疫情信息时,传统的做法是HR制作一个表格模板,发给所有员工进行填写。最终,HR收到几十、上百个表格后,再逐个打开复制粘贴,这非常耗时耗力。现在,HR通过在线文档,创建一个在线表格,员工在一个表格中就可以实现协作编辑,大幅度的提升效率。

如果员工没有带办公电脑,会为远程办公带来极大不便。而将文档存储在云端,就不会受到影响。实际上,文件放在云端,文件反而更加安全,可以通过权限进行分享管理,不会担心因为个人的设备丢失,导致出现数据安全问题。

飞书在在线文档方面进行了很多创新,譬如员工可以在文档中@相关同事,被@的人会收到及时通知,进行查看。此外,在线文档中还可以进行投票、评论、插入视频等。

四、线上办公室。

面对疫情,近期我们开发了一个新的工具——线上办公室。通过线上办公室,员工就可以构建一个共同的线上空间,更接近平时在办公室快速拉人现场沟通的场景,同时发起路径极简,不用建群、不需要事先确认时间和参会人、不会留下任何记录。

04

字节跳动高效办公的最佳实践

一、通过“飞阅会”进行高效的远程开会

在字节跳动内部有一种比较独特的开会方式,我们起名为“飞阅会”,即通过飞书,基于文档阅读的开会模式。

飞阅会参考了一些优秀公司的做法,我们在这些理念之上,通过在线文档进一步进行优化和改良。

飞阅会的开会流程是:

1、当决定开会时,会议组织者通过用群日历或订阅参会者的日历找到共同的开会时间;

2、开会之前,90%以上的会议不做PPT,但是需要会议组织者写一个详细的会议文档,其中包括会议的主要目标、具体议题、相关背景以及一些相关的参考资料和连接。我们会把文档先发到群里,参会者进行10几分钟到20分钟的默读;

3、在阅读会议文档的过程中,参会者可以通过在线评论的方式进行互动。如果某个人觉得文档某一内容有不同的意见或不了解的问题,可以选中相应的内容进行评论。参会者也可以通过@的方式去指定具体的人解答一下相关问题,或提供相关信息和数据;

4、在评论结束以后,会议组织者会让大家在文档最底部点赞,再进入沟通的环节。在讨论时,首先会先将所有的评论先过一遍,凡是没有充分的解答的内容再进行口头沟通,进一步探讨。同时,会议组织者也可以就重点内容展开讨论。

5、会议讨论结束后,总结会议达成的共识,设定下一步的待办事项,并设置截止日期,到了截止日期系统就会自动提醒任务的负责人。

飞阅会相比传统开会模式,可以极大地提高开会效率,确保每个人都能带着想法参会。

会议的讨论模式,由原来口头的串讲变成了并行讨论,基于在线文档十个人同时进行评论,评论的过程中相互不干扰,再基于评论进行进一步的讨论和解答,这种信息互动的效率远远大于依次发言的讨论,同时还可以提升参会人员的参与度。同时,会议参与者的信息接受效率更高,讨论更加聚焦有序。

此外,会议文档在会前、会中、会后,不断完善充实,会议的关键及精华内容以文档的形式沉淀下来,事后还可以反复被消费、阅读,突破空间和时间的限制,长期地发挥它的作用。

这一会议模式最早是由飞书团队摸索出来,在内部宣传推广。现在字节跳动的各大部门、各个业务线都是以这种形式开会。大家反馈这种新的会议形式相比之前的开会模式大大节省了时间,同时效果更好。

二、目标的管理和对齐

字节跳动在创业之初,就使用OKR这一工具来进行目标管理和对齐。现在很多互联网公司、创业公司觉得KPI越来越不适应发展趋势,很难衡量员工的工作,纷纷想往OKR转型。但是如果没有分析OKR和KPI的区别,OKR很容易变成KPI。

OKR和KPI的区别在于:

1、KPI是固定的、分散的散点目标,譬如做多少DAU、完成多少任务、获得多少学员等。OKR则是灵活、系统、完整的目标,譬如一个双月有几个具体的关键结果。

2、KPI是一个强制结果,OKR是一个单行结果。KPI直接跟绩效、奖金挂钩,OKR则和绩效没有关系。KPI是完成得越多越好,但是对于OKR来讲,如果每一次都100%完成,说明目标的设定存在问题。

3、KPI是将目标进行拆解,从总负责人到员工一层一层往下拆解,而OKR强调的是目标对齐。

4、KPI和OKR的适用面不同,创造性工作、员工自驱的企业可以用OKR, 而标准化的、被数字激励的员工更适用KPI。

三、招聘面试

字节跳动内部有人力资源系统,HR在飞书日历中预约面试官时间,无需事先确认,面试前系统会智能提醒面试官,只要面试官点开日程,就能看到详细的候选人简历及视频面试的入口。

疫情期间,字节跳动会通过远程办公的方式为新员工办理入职手续及培训,电脑、物资直接寄送给员工。此外,员工通过在线查看云空间的文档及聊天记录,快速在家学习,进入工作状态。

总结来说,我认为远程办公有三大要点:

首先,企业要想实现高效的远程办公,不仅需要工具和方法,还需要打造适合远程办公的企业文化。适合远程办公的企业文化,不仅在疫情期间能够发挥效益,未来也将进一步帮助企业提高竞争力。

二,疫情期间,员工的常规工作会受到影响,工作效果会打折扣。我认为一个比较好的方式,就是企业在疫情期间集中设置一些项目、发起一些战役,以明确的、短期能够实现的目标为导向,围绕一个共同的项目去开展工作,引导和激发员工的士气。在这个过程中,企业要关注员工的情绪和状态,及时做一些员工关怀。

三,企业要重新梳理组织和管理理念,积极拥抱远程办公的工具和方法,促进企业快速完成数字化转型。

2020年5月1日前,申请注册飞书的中小企业(100人以下)、街道社区、公益组织、医院、医学类院校和湖北地区所有学校可免费享三年商业版权益。其他用户可免费享商业版权益至2020年5月1日。

编者按:本文转载自微信公众号:i黑马(ID:iheima),口述:陈炬,整理:朱丹

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