时间管理：明明什么都没做，周末怎么就过完了

（图片来源：摄图网）

作者|咨询师左罗  来源|一个咨询顾问的占卜屋(ID：Quantum-Divine-House)

有读者提了要求，想知道如何做好时间管理，问我能否写写看法。

这题目其实在百度上随手可得，内容也都不差，就算要花钱学习也满大街都是课程随便挑，这么一想，对我来说反而是一种难题了。

隔夜的冷饭再怎么炒也没人爱吃，大家都会讲的题目我也实在不愿意重复说，我尽量按经验分享可能更重要的观点和方法吧。

｜核心观念：要管理的不是时间｜

思路上的调整是最优先要说的。

物理学上说：“Time is relative!”。你必须意识到：我们对时间的感知是相对的。

如果人类没有记忆，我们就不会有“过去”、“现在”的时间感；如果没有人与人的沟通约定，我们就不会有准时、迟到、来得及、来不及…这样的时间感。刨除这些感知的影响，其实时间只是一条线性的隐形维度。

时间是三维空间之外的第四个维度，是一个向量的存在。随着时间维度的推移，我们在对应的空间展开形形色色的活动与发展变化，如同《星际穿越》中男主角所体验的情节般，站在第五维度中浏览时间与空间，只是观察立体电影那样的感受而已。

支持这种观点的人也会认可这句话：时间没有流逝，流逝的是我们。

因此，对于“时间”这个永恒存在的维度，我们能管什么吗？不能。就如同东西南北四个方向一样，你也无法去管理“方向”这个维度。

我们要管理的以及能管理的对象并不是时间，而是事情与人，包含自己与他人。

｜寻找你爱用的管理平台或工具｜

理解这个观点后，我们要持续练习的动作就是有技巧地在时间线上安排行程活动。

把时间这条无止尽的维度想像成一条线，每隔七个固定单位长度就打个折弯，再过七个固定单位长度再打个折弯，无限循环下去。

每一个固定单位长度就是我们的一天；

每过七个就折一次，这七个单位的长度就是一周；

无限循环下去，形成无止尽的日历、月历。

这条时间线就在那里，我们就像定速的汽车在时间线上跑着，而且时间很公平，大家的推进速度都一样，所以你能安排多少活动在里面就各凭本事了。

要磨练自己安排活动的本事，首先要找一个自己爱用的行事历管理平台。

具备工作管理的行事历软件或APP很多，我现在更爱用自己做的Excel日历，因为没有使用操作上的任何约束，爱怎么写就怎么写，这可以同时实现我需要的行事历功能与便利贴功能。

一天的时间安排大致可以切成三段：白天早上、白天下午、晚餐之后。我在安排行程时会切割三段来看，但行事历的表格上只划分两个栏位，这是避免表格看起来太复杂太乱。

每天早晚检查一次当周的行程安排，把未来要做的事情都写上——包含定期会议、临时会议、出差行程、私人行程、休闲活动…等，养成在时间表上安排工作、挪动工作的习惯，安排久了便能掌握自己的工作习性与节奏。

行事历上主要是安排活动，其次是为工作抓前置期、抓提醒事项。例如知道周五要开某工作研讨会，我会在周一日程写下“提醒XXX发出研讨会通知邮件”，在周三日程写下“要完成研讨文件的模板”。

这些提醒事项都是小事，可是只要判断是关键的事情就会写在行事历上做提醒，不论大小与否。

了解自己的惰性，了解团队伙伴的尿性，行事历的文字可以有效督促我们所有人完成手上的工作，避免掉链子。

｜大事小事要区分安排与管理｜

有个“石头、沙子和水”的故事，不晓得大家听过没？

同样大小的两个瓶子，先装石头，再装沙子，再倒入水，可以把整个瓶子塞满且绰绰有余；如果先装了沙子和水再想放入石头，却怎么也塞不进这个瓶子。

耗时间的大事通常要优先安排，杂事琐事则尽量安插在片段缝隙中处理。反过来说，你如果花费过多时间钻研于小事情，可能会导致大事拖后延误、无法即时完成。

有些业务——像跑银行、车管所、公证处办理行政业务，就是特别耗时、冗长、由不得你，与其抱怨时间遭到浪费，还不如设法在过程中穿插安排某些零星工作，这可以让你的生产力获得增长。

例如在排队等号的时间集中处理电话沟通类型的工作，处理书面文件的审查工作，或者在纸上写写东西——包含创意设计、画图构图、演说手稿、项目活动设计等这些能帮助自己预热动脑思考的工作。

动手写字画图还能帮你消除等待、浪费时间的焦虑感，帮你快速进入思考状态，这很有用。

相较于那些耗时冗长的大事，小事情的安排可以随手穿插安排，也可以集中火力完成。

小事情指的是那些动作简单的、行政的、想快速消灭的任务，例如老板交待中午前要复印五份报告文件放到他桌上，例如答应同事下午两点要去他桌上拿文件把快递发出去…。

把这些小事情写成当日任务清单来看待，就像是每天玩“任务消消乐”的游戏，看自己一条一条划掉便利贴上的工作清单其实会很有成就感。

此外，这些小任务应该都是48小时之内可以消灭的事，否则你的桌面会出现越来越多的便利贴内容，这代表你把大小事情都混在一起做管理了。

｜善用碎片时间，不要浪费时间在等待｜

根据国外的调研统计：

有31%的人觉得自己每天浪费时间大约30分钟；

有31%的人觉得自己每天浪费时间大约1小时；

有16%的人觉得自己每天浪费时间大约2小时。

换句话说，如果你能分析自己经常浪费时间的场景，改善、创造比以往多1小时的生产力，就能胜过80%的其他人。

有几个常见的等待场景其实很适合创造生产力，只要你用对了方法。

1. 低于十分钟的超碎片时间：

例如蹲厕所时间、等待开会的时间、等车的时间、等上菜的时间、等另一半试穿衣服的时间…。

我知道这些时间你们都在刷朋友圈、刷小视频。

不过如果你是一个很忙碌的人，善用这些超碎片时间做信息梳理工作会特别适合——梳理微信对话，决定哪些要处理、哪些晚些才处理；梳理OA哪些可以无脑审批、哪些回办公室再好好审批；梳理email，看哪些可以立即回覆或转发交待，哪些要标示为未读，等回家以后再认真回覆。

短平快的梳理回应，不用跳进去深挖处理。

2. 人潮蜂拥的出行时间：

交通出行也是一种等待，是“等待到达目标地点”的一段时间。

例如搭乘地铁、公交这种交通工具，由于大多数时间只能站着，这种时间段不适合动手做事，也不适合动眼睛看文件，比较适合闭上眼睛做思考复盘类型的工作，例如思考昨天哪些事情没做完今天要补上的，思考今天一整天的时间与工作计划安排，思考今天已完成的所有事情哪些做得好哪些做得不好…，思考有所启发，拿起手机做纪录，用语音留言直接转文字纪录是最高效的方法。

3. 环境平稳的出行时间：

坐计程车的时间很适合用来打电话——找同事沟通问题、找供应商追问进度、找客户聊感情。

在汽车座位上不适合微信打字，一来效率低，二来伤眼睛。

坐高铁、长途高速这种长时间的，可以在车上看书面文件，但不要看电子文件，会头晕。…我觉得能看电子文件的交通工具只有飞机。

对了，搭乘飞机要提前出发、要值机、过安检、在候机楼等待，一趟行程下来容易感觉浪费时间，但其实在飞机起飞前的那段时间很适合安排线上会议。

提早一点到机场，提早一点值机，在出发到机场的路上把会议文件打印出来先看完，到机场值机之后，就算要开一个小时完整的会议都不成问题。

｜适当留白，保持工作节奏｜

上面说的各种等待场景如果能好好运用起来、安排妥当，你的工作生产力便无处不在。

不过我们的体力、精力、注意力都是有限的，要按自己的状态慢慢提升生产力才好。注意精力的分配，给自己的时间表适当留白，当心过度输出会让自己疲劳不堪，反而导致明后天的生产力大幅下降。

前述文字说不要浪费时间在等待。有人会过度解读“浪费”这两个字，以为不工作不学习就是在浪费时间、浪费生命，事实并非如此，“休息、睡觉”也是一种任务安排，这是保持生产力稳定且有节奏的重要环节。

各种交通出行时间虽然都有适合安排的工作类型，但你大可选择闭目养神、好好睡觉，也可以用这些时间拿来血拼购物，只要你清楚自己的工作节奏与安排意图，那就不是浪费。

｜创造自己的非碎片时间｜

有些人经常在忙完一天工作之后才发觉自己似乎都在配合别人（配合大老板、小老板、配合其他部门要求、协助支持临时状况、临时被抓去开会…），自己计划的事情都没时间做，直到最后要做时却已经没精力了。

这类人的痛点并非不会运用碎片时间，而是他的时间被他人打碎成了一片一片。

确实，有些工作必须静下心来好好思考，还是得要安排在精力富裕的时间段执行才行。

这样的人比较辛苦，通常“感觉时间都不是自己的”，建议抢早起床做工作，即使只有一小时也好，除了把自己需要专心处理的文件准备好，也要时常思考改善这种现况的对策。唯有把时间安排的被动状态拉回主动，才能优化自己的时间管理效率。

必要的时候，宁愿伸手到其他部门去促进管理优化，也好过身不由己的工作现状。

做不到早起工作习惯的人，那只能选择深夜复盘（例如我这种夜猫子）。不论是清早或深夜，固化出自己能安静思考工作的非碎片时间，才能进而优化白天八小时的工作状态。

｜咬紧牙，别动不动打开微信看有没有红点点｜

有时候生产力低下是自己的坏习惯造成的。

同样是两小时的文书工作，你若能持续保持专注状态，工作效率必然会维持在中高档的水准；你若经常中断思路、起身聊天、看微信对话、回其他邮件…，工作效率就会处在最低档位。

微信也好、钉钉也好，即使用在公司内部作为正式沟通平台，也要养成固定频率查看的习惯，而非随时查看、你丢信息我就立即回覆的习惯。

签审OA也是，处理邮件也是，团队的习惯需要共同养成，真有紧急事项就直接打电话，而不是要求大家随时查看聊天软件。

“不专注”的下场就是工作没法保质保量的完成，你的时间表上的任务会延误到晚上的加班时段，时间管理的机制也就会崩坏失效。

｜养成设定会议时间目标的习惯，并且持续管控｜

最后还有个经常耽误大家时间的事情叫做“开会”。

开会是一把双刃剑，会议产出高，开三个小时的会议也无妨；会议产出低，开半小时会议都嫌浪费生命。

团队开会要习惯设定每次开会的目的、产出、以及需要的时间，设定完毕，团队每一位成员都应该适时提醒与协助把控会议。

“我们会议还有三个问题待讨论，建议大家控制发言时间，尽量讲重点。”

“这事情谈的比较远了，不是立即要处理的范围，放在最后当作额外讨论议题如何？”

“老大，我知道你很生气，但训话没法解决问题，要不我们先讨论对策，之后再检讨大家的心态问题？”

“各位，交流意见时请直接讲你建议的对策和工作举措，都是行内人，不要花时间铺陈和解释原因…。”

这些发言都是控制会议效率的常见话语，该说的时候就要打断，不然就会造成会议进度拖沓。

学会适时打断与把控会议效率，不要成为会议后才抱怨的人，这对自己的时间、团队的时间管理都有益处。

｜学会安排工作时间，否则连周末都不是你的｜

你经常有这种感觉吗：明明什么都没做，周末怎么就过完了？

人各有追求，我不认为每天的生活都要安排得精致妥当才是正确的生活方式。有人喜欢周末安排游山玩水，有人喜欢在家发懒放空，只要是按照自己意愿来安排的生活，就不能说是虚掷光阴浪费时间。

周末两天的安排，其实最怕的是被周中的工作所拖累牵连，由于平日不想处理的杂事太多，堆到周末才慢悠悠地执行，加上周六周日又睡到自然醒，你能高效工作的时间直接减少三分之一，等你把事情都处理完，能安排的休闲行程也不多了。

这样的人，周末唯一能做的就是去千篇一律的商场找餐厅吃饭吧。

总结回顾前面说的观点和管理技巧：要把时间管理做得好，其实工作管理、个人习惯管理、团队习惯管理必然得先做好。时间管理的目的不是为了让你成为学霸或精英，而是为了让你主动掌控自己的时间与人生——即使周末要发懒耍废、与棉被沙发厮守两天，也该要是你自己乐意的安排。

这便是时间管理所追求的意义。

文末附上某人的周末耍废时间分配图，笑一笑，祝各位周末愉快！

编者按：本文转载自微信公众号：一个咨询顾问的占卜屋(ID：Quantum-Divine-House)，作者：咨询师左罗