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如何成为一个效率爆表的人?

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 L先生说 • 2022-01-14 08:56:52 来源:L先生说 E2776G0
100大行业全景图谱

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(图片来源:摄图网)

作者|Lachel  来源|L先生说(ID:lxianshengmiao)

新年伊始,想必许多朋友都踌躇满志,想要有所作为。

所以,今天的文章,我想跟你分享:我自己关于提高效率的一些心得,以及许多人在追求「高效」的道路上,特别容易出现的几个误区。

希望可以帮助大家,更好地实现自己的目标和计划。

1. 同时做几项任务可行吗?

很多人会有一个误区,认为高效就是可以同时做好几件事:一边写方案,一边查资料,一边回信息,一边还能听听音乐、放松身心……

但这其实是错误的。大脑是无法同时处理多项任务的,它只能一项一项地处理。因此,当我们「同时做ABCD多件事情」时,实际上是什么呢?是大脑先集中处理A,然后切换到B,再切换到C,再切换到D……

为什么呢?原因很简单:因为大脑的注意力跟工作记忆本质上是一个东西,而工作记忆的容量是极其有限的(4个单位)。这就导致了:我们在同一段短暂的时间内,只能把极少数的信息储存在工作记忆里,让大脑对其进行处理。一旦超出这个负荷,我们就不得不把先前的信息清除出去,再重新写入。

这不但无法提高我们的效率,反过来,还会造成两个负面效果:

1)当我们从任务A退出,再切换到B时,大脑需要一段时间清空缓存、写入新的任务信息,这段时间虽然不多,但累积起来就会非常可观。

2)当我们从任务A切换到任务B时,如果A还没有做完,那么它就会有一部分残留在我们的脑海中,叫做「注意残留」(Attention Residue),占用我们的认知资源,使得我们能够处理任务B的资源减少。

可想而知,当我们多次经历切换,多次堆积「注意残留」时,我们还能剩下多少精力和资源,用来处理眼前的事务。

实际上,2019 年的一个研究发现:即使是最简单的「多任务处理」—— 一边工作一边听音乐,也是有害的。(Threadgold等, 2019)

这个研究测试了多种不同的音乐,包括有歌词的音乐和纯音乐,结果发现:不管有没有歌词、参与者喜不喜欢,当他们一边听音乐一边工作时,他们的创造力、记忆力和理解能力,都出现了不同程度的下降。

那么,是不是在所有的情况下,我们都无法进行多任务处理呢?其实也是有例外的。唯一的例外情况是:当你同时在做的两个任务里面,有一个是非常重复、非常机械的运动,不需要任何注意力 —— 唯有在这个情况下,才能进行多任务。

一个简单的例子就是一边走路一边玩手机。当我们玩手机时,由于「走路」这项任务是一项极其简单的运动任务,主要由小脑负责,不占用大脑的资源,因此我们可以毫无障碍地做到「多任务」。

但是,如前文所说,在这个情况下,我们的注意力会全部放在「玩手机」上面,因此,一旦路上有崎岖的台阶,或是突然有车窜出来,我们就很容易来不及反应,从而无法及时规避,容易受伤。(因此,千万不要一边走路一边玩手机喔)

总结一下,效率爆表的第一个原则:

如果你有好几项任务需要做,一定不要同时做,而是给它们排一个序,把时间分解成多个阶段,在一个阶段时,只专注做一件事情。直到它告一段落了,再做下一件事情。

2. 长时间专注工作可行吗?

很多朋友可能都知道「心流」,也知道,要做到高效,实际上就是要不断地去追求心流。

那么问题来了:心流是可以持久的吗?或者说,我们有必要追求长时间、专注不停地工作,让自己沉浸在心流之中吗?

这其实也是不可行的。

为什么呢?原因很简单:我们的注意力会时刻不断地进行「扫描」,这种扫描包括对周围环境的监测,也包括对内在念头的激活。一旦激活到一些比较重要的念头,我们就会从 TPN 模式进入 DMN 模式,亦即进入「走神」的状态。

心流状态虽然可以抑制这种效应,但并不能做到100%。所以,随着时间推移,我们内在的某些杂念,被留意到、放大、关注、觉察到的概率,就会不断上升。

一旦发生这种情况,你的感受是什么呢?你会感到:突然间有一个想法不受控制地「闯入」脑海,可能是某件还没完成的事情,可能是对未来的某个担忧,可能是某种不由自主的胡思乱想……它会带来一系列的联浮想联翩和情绪起伏,让你立刻从心流状态里面退出。

这种闯入的念头,就叫做「侵入式思维」。

如何应对这种情况呢?有些朋友可能会说「正念」。的确,正念是一种锻炼注意力的方式,可以加强我们对注意力的掌控,抑制 DMN 的活跃。不过,在现代神经科学里面,对于正念的效果还有一些争议,有待进一步的探索。

实际上,更直接、有效的做法是什么呢?是锻炼我们快速进入心流状态的能力。

以我为例:假设我要写一篇文章,预计需要2个小时,我不会追求让自己在这2个小时里面全神贯注,这非常不现实。而是:我会把这2个小时切分成多个阶段,每个阶段可能是15-30分钟,然后要求自己,在这一个阶段里面心无旁骛地工作,尽量去抑制大脑的 DMN。

如何划分阶段呢?我一般不以时间为单位,而是以工作内容为单位。像前面这个例子,我就会把文章大致划分成5-6个部分,每一个部分为一个阶段。做完了,就休息一下,换换脑子,干点别的事情,比如回复信息、整理资料,等等。

那么,如何让自己快速进入心流呢?一个简单的技巧是:把工作过程中你的思路、想法和进展记下来,简单记录下关键词即可。这样,当自己回来工作时,就可以第一时间进入状态。

另外,选择适当的难度也很重要。心流的本质是什么?是需要思考的强度刚好能够填满你的注意力,不会太低,也不会太高。因此,如果工作比较简单的话,可以试一试给自己提升难度,尝试去做出一点不一样的东西出来,充分调动大脑的运转。

这就是效率爆表的第二个原则:

与其追求长时间的专注,不如培养自己能够随时进入心流的能力,把工作分成多个阶段,少量多次地去「冲刺」。

3. 经常切换工作场景,可行吗?

先思考一个简单的问题:许多人的办公桌都很乱,那么,是常常整理办公桌好,还是不整理好呢?

答案可能会出乎意料:不整理办公桌会更好。

为什么?因为大脑有一个特性:喜欢把两样东西联系起来,建立起快速的反应。所以,当你长时间在比较凌乱的办公桌上工作时,大脑就会把这种办公桌的状态跟工作状态建立联系,让你更容易进入工作状态。

反之,一旦你整理了办公桌,这种联系就会被打破。从而,你需要花费更长的时间,才能进入工作状态,而且很容易被打破。

也就是说:如果你能够从头开始就保持办公桌的整洁,那么就可以保持下去;但如果你的办公桌一直都那么乱,那也没有必要去整理,保持它的自然状态,可能是更好的。

这个原理可以迁移到很多地方。比如:为什么许多人远程工作或自由职业时,在家里总是感到状态不佳?原因就是:大脑已经把家里跟「休息」建立起了联系,从而导致你在休息状态和工作状态两者间发生矛盾。

因此,如果你有在家里学习或工作的习惯,那么很重要的一点是做好分区:最好是能够把家里分成几个功能区域,在一个功能区域里面只做一种事情,需要切换时,就换一个功能区域。

比如:如果你习惯在沙发上看电影,那么就不要在沙发上读书、工作,因为这样很容易分心。而是专门腾出一个区域 —— 哪怕只是一张椅子和一张桌子也行,一定要把它跟其他日常活动区分开来。

不过我自己的做法,是把学习和工作变成在家里的日常活动,然后限制其他活动的区域。这样一来,就可以实现:在家里任何地方,想到任何有趣的点子都可以随时记下来;碰到任何问题都可以随时拿出电脑列一下脉络;想看书了,随手拿起一本书就能翻上几页……

如果你没有办法把家里分成太细致的功能区域,那么一个有效的办法就是:出门去咖啡馆工作。把咖啡馆变成你的工作场景。这样也可以让自己在工作时更专注。

甚至,我们还可以利用这个原理,建立一些日常的惯例,来帮助我们快速启动工作状态。

举个简单的例子:我吃完午饭,休息一下之后,一般会泡一杯茶,再开始工作。那么久而久之:「泡一杯茶」就会成为我启动工作状态的一个触发器。一旦我泡一杯茶,大脑就会知道:下一步,该开始工作了。从而更容易进入工作状态。

同样,你可以用任何简单易行的行为,将它跟工作之间建立一个联系,从而帮助自己进入工作状态。

不过要注意的是:如果你这样做,就要避免让这个行为跟其他的状态建立联系(比如:不要泡一杯茶去看剧),否则就起不到作用了。

总结一下,效率爆表的第三个原则:

把工作状态跟某个固定的场景和行为之间建立联系,帮助我们更容易进入工作状态,更不容易分心。

4. 把重要工作放在早上做,可行吗?

很多文章和课程可能都会教你:早上是一天里面精力最集中、效率也最高的时候,一定要趁早上把重要的工作先做了。

这个道理适用于所有人吗?其实不一定。

为什么呢?因为,所谓早上精力最集中、效率也最高,并不是因为早晨有什么特殊的力量,而是因为:我们每天从醒来之后,大脑就在不停地运转,思考、工作、学习,这些活动都要消耗能量,故而会慢慢堆积起许多代谢产物,也就是腺苷。

而腺苷的堆积,会抑制多巴胺和血清素的分泌,让我们产生困倦感、疲惫感,从而不想动脑。

因此,许多人认为早晨更高效,主要是因为早晨刚起床时,腺苷清理一空,大脑处于最健康的状态。

但这并不是说腺苷在一天里面无法被清除。实际上,当我们吃饭、休息、转换思绪,以及把大脑「后台」的杂念清空时,都可以消除腺苷,把它们重新组装成ATP,供大脑使用。

进一步,晨型人由于早睡早起,在下午和晚上一般会累积大量腺苷,从而状态比起早晨会更低落。但夜型人则不然。

一方面,夜型人白天的工作时长往往较低,从而腺苷更容易达到一个动态平衡,不容易堆积起来;另一方面,夜型人的思维往往在晚上会更发散、更自如,从而更容易让大脑兴奋起来。

像我自己,我一般一天里面最佳的工作状态是下午接近傍晚的时候,以及晚上接近深夜的时候,所以我的工作习惯是:早上起来之后先处理一些简单、琐碎的工作,减轻大脑负担;等到了一天里面状态最好的时间段,再集中精力去做最重要的任务。

同样,如果你是一个夜型人,或者你的工作要求较高的发散思维和创造力,那么最适合你的可能是下午和晚上,而不是早晨。

当然,具体一天里面哪个时间段是你最佳的精力状态,就需要你自己去挖掘了。不妨试着每天做一做日记,写一下今天在什么时间段处理了什么事情,以及自己处理事情时感受到的状态。如果长期来看,某个时间段你的思维特别活跃,精力似乎很旺盛,总是能把事情很快做完,那么它很可能就是你的「波峰时间」。

一旦你找到自己的「波峰时间」,那么对应的,你也可以找到自己的「波谷时间」和「正常时间」。那么不妨按照这个节奏,来安排自己的任务:

最琐碎的、最不重要的、不需要耗脑子的(一般是整理和操作性事务),以及可以快速得到反馈的,安排在「波谷时间」;

日常的事务,沟通,协作,信息回复,安排在「正常时间」;

最重要的工作,包括跟自己业绩目标紧密挂钩,需要做出亮点和成果的,又或者需要投入精力去学习的,安排在「波峰时间」。

效率爆表的第四个原则:

结合你自己的作息习惯和工作性质,找到你一天里面稳定的三种「节律」,按照这个节律去安排自己的工作。

5. 干完活就休息,可行吗?

很多人有这种根深蒂固的习惯:一天里面,只要干完了一件比较重要、困难的活,就总会对自己说:今天的事情已经完成了,可以休息了。然后心安理得地去休息、娱乐、放松……

这其实是一种浪费。

为什么这样说呢?因为,工作状态很大程度上来源于什么呢?来源于大脑对奖励的反应和预期。

简单来说:什么情况会让我们的状态变得高涨?通常是两种情况:第一,是你刚刚得到了反馈,获得了满足感和成就感,大脑处于「踌躇满志」的时候;第二,是你对一件事情充满兴趣和渴望,这种兴趣和渴望提前给大脑「预支」了奖赏,让大脑处于「动力十足」的状态。

而你做完了一项困难的任务,其实正好处于什么状态呢?第一种状态。

因此,更合理的做法是什么呢?不是见好就收,而是乘胜追击。

但为什么许多人在完成一件困难的任务之后,就会感到没有斗志,不想继续动脑,只想休息呢?很多时候并不是真的需要休息,而是我们长久以往的惯性思维使然。

只要你觉得「我做完了今天的任务,该休息了」,大脑就会自动调到休息状态,于是,让你难以集中精力,大脑也懒洋洋地不想动……

但反过来,如果你相信:做完了一件困难的任务,刚好热完了身,现在正好处于状态高涨的时候,那么,你就能够发挥出自己最好的水平。

具体的逻辑和实验研究,我在 这个颠覆常识的原理,帮你提高行动力 中已经讲得很清楚,就不多说了。

我自己有一段时间有有过切身体会:之前一直觉得,每周四写完文章,那么周四当天和周五可以休息一下,换换脑子,周末再继续工作……从而,总是荒废了周四和周五的大量宝贵时间。

后来,思维模式变成了:刚写完文章,整个人的思维处于最灵活的状态,又没有非常紧迫的压力,这个时候不把最重要的事情拿出来做,还等什么时候?

从而,周四和周五两天,反而成了我一周里面工作效率最高的阶段。但凡有比较棘手和复杂的事情,我都会放在这两天去处理。

当然,前提是:你要能够非常清楚地判断出:自己的身体能不能扛得住,你的工作量是否已经达到了身体的负荷上限。如果已经到了上限,那肯定是不能继续工作、学习、思考的,一定要好好休息,绝不能勉强。

如何判断呢?一个简单的方式是:做完困难的任务后,先休息一会儿,关注一下自己身体的状态。如果你感到肌肉酸疼,头晕、头痛,眼睛发酸,浑身没有力气,那说明你的身体已经到了一个限度,这个时候就需要好好休息,不要给自己任何压力。

而如果你的身体没有任何异样,反而,大脑因为刚刚经历高强度的运转,现在非常兴奋,那么不妨让自己乘胜追击,一鼓作气地把其他任务也给攻克掉。

效率爆表的第五条原则:

分清自己是真的疲劳还是虚假的疲劳,如果是前者,就果断休息,恢复精力;如果是后者,不妨取消「做完事情就要休息」的心态,让自己一鼓作气、乘胜追击。

最后,再说几句。

追求效率是为了什么?为了可以做更多的事情吗?其实不是的。

事情永远是做不完的,一心想着「做更多的事情」只会适得其反。追求高效,是为了节省出更多的时间,让我们能够有暇去关注自己的健康,家庭,理想,以及幸福感。

许多时候,我们缺的其实不是效率,而是舍弃。舍弃那些不重要的事情,舍弃那些并非自己真正想做的事情,舍弃那些可以不做、不会有严重后果的事情,才能有更多的空间,可以让我们跟自己的内心好好对话。

同样,许多时候,我们要追求的也不是「快」,而是「慢」。慢下来,让我们真正去关注自己的思维、情感和身体,好好去品味生活、体验生活,而不是把自己活成一颗螺丝钉。

这才是「效率」真正的要义,也是我们做到「高效」真正的目标。

人生之路道阻且长,在有些阶段跑得快一点,不是为了更早地跑完全程,而是为了有时间可以慢下来,陪伴自己,陪伴家人,好好地欣赏一路上的风景。

毕竟,一切都是外在之物,唯有健康、梦想、记忆和爱,才会伴随我们终生。

作者简介:Lachel,认知思维专家,多个跨界品牌创立者,虎嗅、36氪特约作者,致力于让更多人学会深度思考。公众号:L先生说(lxianshengmiao) 

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