胡祚雄：企业如何借助IT资产管理开源节流？

口述|胡祚雄 整理|李虓 来源|i黑马(ID：iheima)

2020年春节期间，由于新冠肺炎疫情的影响下，不仅阻隔了千万家庭的团聚，也给经济带来了巨大的影响，尤其是中小企业，它们面对着非常大的现金流和成本压力。面对疫情，我想通过16年的企业服务和IT办公设备运营的经验来谈谈，中小企业如何通过优化IT资产管理进行开源节流。

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在线办公，IT办公设备得够“硬”

疫情倒逼企业转变IT办公设备管理方式：由粗放化转向精细化。

随着新冠肺炎疫情的蔓延，全国进入了疫情防控关键时期，为全力支援疫情防控，阻断病毒的传播，很多企业已经响应政府的号召，开启在线办公模式。

办公模式的改变，要求每一家企业都需要重新思考，如何组织和管理好团队，远程在线协同各种工作，以及如何更好做好IT办公设备支撑，方便更高效地开展工作。

这时候，需要企业改变IT资产管理模式，从过去的粗放式管理向精细化管理转变，更灵活地调配自己的IT资产，来帮助企业员工更方便快捷地在线办公。

虽然企业的员工通过一部手机，可以解决很多在线办公的问题，但从实践来看，员工如果缺少IT办公设备的支持，办公非常不便，效率非常低。

目前，整个企业IT资产管理主要有两种方式，第一种是IT资产管理系统。它包括企业IT设备采购、入库、使用到报废的全生命周期的数字化管理，以及跟踪整个周期IT设备的财务、合同、库存等详细情况，还包括记录所有设备维护日期、定期审计、人员轨迹等。这些都需要系统化、数字化地进行管理，进而保证企业IT资产数据的准确性，优化生命周期的资产投资。

第二种是IT资产代运营。它将企业IT资产管理工作全权交给第三方，由它们提供一整套的综合解决方案，包含IT设备租赁、IT技术服务、IT设备回收、资产管理SaaS软件服务等，让企业由传统购买模式转为新兴的租赁模式。

很多企业管理者会疑惑，IT办公设备采购需要支出很多成本，租赁又觉得东西不是自己的。

对于这种顾虑，我认为如果企业是轻资产办公，IT设备是员工办公需求，完全可以通过租赁的方式解决。

企业可以根据发展情况，灵活地调整办公设备的需求，或者根据特定项目的时长，采用租赁的方式，这样可以减少IT设备的空置时间，从而减少IT资产闲置带来的成本。

企业租赁IT办公设备，除了长租、短租，可以选择多种设备，可以满足企业特殊时期对办公设备使用灵活性的需求。像这一次疫情的特殊时期，有的员工电脑在公司，由于疫情防控，根本无法回公司去取，这就需要租赁IT办公设备了。

总的来说，IT资产代运营可以为企业降本增效，具体表现这五方面：

第一，灵活调整办公设备：不用考虑供应商选择，设备品牌、机型、参数选定等。

第二，减少IT设备的空置时间：以租赁方式灵活满足因为员工异动带来的增减需求。

第三，减少挤占现金流：缩减对IT资产的一次性支出，减少占用资金。

第四，降低资产闲置沉没成本：可以根据员工级别、工种的差异设定IT设备月支出费用。

第五，不需要仓库、运维人员：释放IT资产管理上的大量人力物力。

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做好IT资产管理，帮助中小企业降本增效

其实，每家企业都对IT设备有不同的需求，有的想要灵活性，有的要提高效率，有的需要降低成本，有的要减少维护等。

很多企业觉得几千台很难管理了，根据我们的统计，一千名员工以上或者一千台设备以上的企业，大概10%到15%的设备是不知道在哪里的。

其实，数字化IT资产管理，欧美国家普及率很高。美国企业大约有59%的办公电脑是采用租赁方式获得，欧洲——有63%的IT类上市公司采用设备租赁模式。而在中国这个数据是多少呢？只有不到5%，这不但让我们看到中美差异，也看到在中国这是一个巨大的市场，充满无限想象空间。

总的来说，一个完整的数字化IT资产管理解决方案，需要从两方面考虑，第一，通过租赁方案智能推荐，帮助企业不同员工快速匹配IT设备。

第二，再应用智能风控的大数据算法，算出免押金额度。因此，以租代买模式，可以减少企业巨额资金一次性投入，缓解现金流压力，保证核心业务的战略需求。

以我们的客户每日优鲜为例，在企业高速发展的过程中，每日优鲜从三年前租赁六七十台电脑，到现在变成六七千台电脑，它最大的困扰是如何降低设备带来的资金占用问题。

我们采用的方案是租赁智能推荐，帮助每日优鲜快速匹配员工的IT设备，从不到100元/台/月的普通办公电脑，到用于技术开发超过1000元/台/月的高配苹果电脑；同时通过每月回访，应用智能风控的大数据算法，得出每日优鲜的免押金额度，从最早几十万到现在几千万的额度；再通过以租代买的模式，让它3年时间节省了逾千万现金流。

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如何通过IT资产管理提升办公效率

那么，如何通过IT资产管理提升企业的办公效率？

很多企业特别是中小企业表示，目前它们都在严控现金流，希望通过开源节流来帮助企业渡过难关。疫情之下，企业人力成本非常高，受到了很大的压力，很多企业要求严控人员成本，对招聘严加控制，尽量做到每一个员工更高效、更充分发挥自己的能力，把负责的工作做好。只有这样，企业和员工才能共渡难关。

员工办公效率的提高，既需要我们管理好、组织好员工开展工作，充分发挥每一个员工的积极性。但有一点可能往往被企业管理者忽略，企业员工对办公设备是否能提工作高效率很重视。

员工对电脑的依赖性还是非常高的。腾讯、阿里这样的公司，对于办公设备这块的要求非常高，主要原因是人力成本非常高。这些大公司的电脑已经由以前的四五年的使用年限提升到现在的3-4年，最多4年，由此可以看出，随着员工成本的上升，员工对于IT设备的要求越来越高。

影响员工办公效率主要有几点：

第一，员工使用较旧的IT办公设备。

第二，IT办公设备使用出现故障。

第三，设备性能与工作需求不匹配。

第四，员工自行处理IT设备运维问题。

如果员工使用比较老、问题比较多的IT办公设备，我相信他们在使用这些设备时，会出现各种各样的问题，需要花时间处理电脑硬件，甚至因为硬件引起的软件问题，会占用很多办公时间。

特别是中小企业，又没有专门的IT人员，员工自己修一修，或者找人帮忙解决一下，这种隐形成本最终都还是要企业自己承担的。

这样一来，员工不能高效地工作，甚至更严重的是，有一些因为硬件引起数据的丢失等，这会带来很大的浪费和损失。

假如我们能够根据员工对IT办公设备的需求，给予灵活合理的安排，员工的办公效率会大大提高。

以我们的客户GE为例，GE为了实现移动终端上的数字化转型，提升移动办公效率，打算在今年为员工配发专用工作手机。但传统采购方式涉及成本高，资产管理及处置繁琐，员工分布全国导致回收成本高昂等问题。

因此，小熊U租提供了一站式租赁解决方案，包括4000台iPhone XR手机，定制化管理平台，专属项目技术运维团队，通过资产管理软件进行设备编码，统一分级管理，设备发放一对一匹配，设备管理与回收无缝链接，不仅降低98%的一次资金投入，同时移动办公效率提升70%，资产管理效率提升超过200%。

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如何借助IT资产管理开源

IT办公设备回收，可以让企业做到开源。很多企业的IT办公设备由于各种各样的原因，放置在仓库没有使用，这一部分设备在持续地贬值，假如我们能够及早管理好对于不需要的IT办公设备，可以通过回收处置，一方面可以获得部分费用，另外还减少办公设备存放带来的空间占用成本。

以土巴兔为例，土巴兔在公司快速发展期间购置了大量办公设备，但人员流动以及经营情况变动，导致数百台的设备处于闲置状态，为此付出不小的管理成本和人力成本。如果按照低价处理，不仅资产折旧过高，企业信息安全也得不到保障。

小熊U租在严格保障数据安全的基础上，将土巴兔闲置设备按使用残值进行回收处置，解决了企业固定资产积压、闲置浪费等现状，同时降低了土巴兔仓储及管理费用，有效优化企业现金流。

小熊做过的最大单笔资产处置过亿元，这说明这些IT资产存在很大的价值，只是我们不知道而已。

在线问诊实录 

问诊案例一：

Q：除了降本增效，IT资产管理可能给业务创新带来哪些价值？现有IT资产如何帮助企业做业务拓展？

A：IT资产管理能给业务带来哪些创新，要具体问题具体分析，具体要看是什么行业，每个行业给业务带来的价值不一样。

有些行业，像门店比较多的，甚至有一些人员比较分散的，例如链家，它们的需求不光是降本增效，设备投入、维护的问题，还有人员能不能复用的问题。

通过我们的IT资产管理，把每个地方iT资产使用情况都弄得很清楚，以前企业要用几个人员管几个店，现在他们除了用外包的方式，能够更快、更及时的响应需求，比过去自己店里的人员还要快，拓展业务就更好些。

问诊案例二：

Q：针对30人左右的小企业，如何提高IT办公效率？

A：100人以上和100人以下是一个界限。每个企业都是从小做到大的，公司几十人，什么都要自己干，不可能30人还请一个IT，也不可能请采购。这时候企业更应该采用外包、租赁的方式，一个人的时候租一台设备，每月基础办公100元左右。当企业员工把设备闲置的时候或者人员不满的时候，方便升级换代，企业在IT办公设备调配方面很灵活。

编者按：本文转载自微信公众号：i黑马(ID：iheima)，口述：胡祚雄