关苏哲：时间管理与效率提升的新认知

 关苏哲

新关点创始人伟事达总裁教练

在日常的工作生活中，你是否经常遇到这些问题：信心满满地在一周内制定了许多目标，并确信自己能完成，但一周后发现只完成了不到30%；被要求同时启动两个项目，结果顾此失彼，没有一个令你满意；制订下个季度的几项重点工作计划，却因为觉得每项工作都重要，越写越多，难以突出重点。

你会发现自己总是无法按计划完成工作。事实上，人们往往会高估自己完成工作的时间。而没有按时完成工作时，我们会觉得是自己有拖延症。我有个私人董事会企业家会员，他认为自己最大的问题就是拖延症，用教练行业的术语说，拖延症也叫缺乏行动领导力。当时，我尝试从心理学角度，用教练行业的一些认知和他沟通如何克服拖延症。我们还借助每次会议最后制定的行动担责表，由我或其他企业家会员来监督他在表上承诺事项的行动。

然而，当我看完《死线效应》这本书后，我得到了新的启发：对我们这些平时工作“很忙”的人来说，我们不仅仅需要克服拖延症，还需要一种方法来帮我们有效管理时间，确保工作如期完成。

如果你总是不能按时完成工作，并因此影响到个人发展，那这本书可谓及时雨。你可以一口气看完它，因为书中的内容故事性很强，而故事背后的方法又简单、有趣且实用。作者克里斯托弗·考克斯做了不少有趣的研究，他会告诉你确保工作如期完成的7个方法。这些方法简单独特，无须改变人们的心态，只需要为工作任务设置截止日即可。将截止日设置得越早，按时完成工作的概率就越高。书中提到的这 7 个方法分别是：

1、设置检查点，确保每个节点都按时完成；

譬如，如果餐厅要如期开业，需要设置检查点，让员工测试自己的工作技能，巩固专业知识，将大目标分割为小目标，让服务员和厨师保持积极的工作状态；确保开业前的冲刺阶段尽可能有条不紊地进行；在模拟服务期间，尽早发现并解决可能遇到的问题。

2、从截止日开始，用倒推法给每项工作制订时间表；

譬如，如何确保圣诞节活动顺利进行，从复活节倒推日期，来决定起始日，计划每个阶段需要的时间，制定时间表并确保严格执行，时刻牢记延期造成的商业后果，激发出高效的工作能力和创新，重视过往经验，克服规划谬误不断修改时间表。

3、设定软性截止日，让死线效应发挥正面作用；

4、化繁为简，始终将注意力放在最重要的事情上；

5、把截止日定早一点，留出足够的时间不断改进；

6、做好所有准备，迎接截止日的到来；

7、随机设定截止日，降低负面效应

“截止日”这个词来自出版业，最初是指印刷机上的一条线，这条线叫截止线，或者叫死线，一旦超过这条线，就无法印出字了。设置截止日能够带来高效的行为，不过你知道吗，这种做法也有负面效果。因为只要你设置了截止日，往往容易直到最后时刻才开始着手准备，这样工作的完成时间反而容易被延迟，这跟我们小时候考试前才临时抱佛脚复习有点类似，这种现象被称为“死线效应”。

对于那些职场上工作负担过重的管理者来说，对截止日失去了掌控是死线效应最糟糕的一种表现形式。或许最终你完成了工作，但过程却很痛苦，不仅你对自己提交的工作质量不满意，而且最后一分钟提交的方案，往往也很难和同事们达成共识。

那如何为重要紧急的事情设置截止日，同时又能降低最后时刻完成工作带来的负面影响呢？在这里，我为你分享几个我的感悟。

一、把截止日分解为一个个更短的截止日，为接下来的工作留出更多余地。

多年前，我曾负责过一个知名互联网公司的营销工作，当时团队成员策划了一个会员购物满100元送20元优惠券的促销活动，优惠券的使用期限是90天。我发现后提出了优惠券使用时间太长，可以围绕另外一批会员重新发放使用期限仅为21天的优惠券，而且可以再试试更短的使用期限，比如3天内购买满100元减10元的促销活动。结果最终数据显示：90天满100元减20元的优惠券兑换率仅为5%，21天满100元减20元的优惠券兑换率为12%，而设置更短截止日的3天内购买满100元减10元的活动，兑换率却高达15%。

你可以在此书中发现很多类似案例。作者认为拖延症的心理机制比较容易理解：时间越长，我们越倾向于低估未来的收益。这一心理过程被称为“双曲贴现”（hyperbolic discounting）。对不少人而言，通过努力完成一个项目获得的未来满足感，比不上立即可以获得的奖励让人兴奋。

人们容易陷入时间范围决策陷阱。研究表明，愿意今天就得到100元，还是明天得到102元，很多人会选择前者，因为大部分人都是短期思维者，做决策时急功近利，这个倾向通常被称为现实偏差，所以，更短的截止日反而会促进任务如期完成。

二、设置中间截止日，先完成一个个小目标。

在《哈佛商业评论》的一篇文章中，学者特雷莎·阿马比尔（Teresa Amabile）和史蒂文·J.克雷默（Steven J.Kramer）探讨了团队在执行项目过程中实现他们所谓的“小目标”的心理学效应。他们写道：“当我们想到进步时，通常想到的是实现长期目标或者获得重大突破时有多么兴奋。实现这些大目标固然很好，但概率也相对较低。好消息是，即便是实现小目标也能极大地提升工作满意度。

换个中国读者更容易懂的案例，2016年8月底，王健林在接受陈鲁豫采访时说：先定一个小目标，比如我先挣一个亿。“一个亿的小目标”豪言一出，网友纷纷调侃、晒“小目标”。关于小目标，作者的一个建议是设置检查点，确保每个节点都按时完成。而设置中间截止日，完成一个个小目标，是获得好成绩的最有效方法之一。

不积跬步，无以至千里，不要让追求完美阻碍我们做决策。创业者必看的《精益创业》中谈到过MVP（最小可行性产品）这个概念，就是创业者要尽快实现产品可用的功能，然后通过不断迭代来完善产品服务。这个概念，也是《从优秀到卓越》作者吉姆·柯林斯说的：先发射子弹，再发射炮弹，任何大目标，其实都是由一个个里程碑的小目标组成。

三、克服规划谬误，不断修正时间表。

诚如作者所说，我们大多数人都是乐观主义者，我们倾向于低估完成工作要花费的时间。同样，如果一个项目有预算，我们也会低估它最终耗费的金钱。最著名的案例可能要属悉尼歌剧院的修建。它于1957年开始规划，预期在1963年完成，预算700万澳元。然而，直到1973年歌剧院才完工，并且即使最具特色的设计部分被缩减，最终的修建成本仍然高达1.02亿澳元。类似的例子不胜枚举，曾经有一项全球性研究考察了258个交通基础设施，其结果表明，其中86%都超过了最初预算。

阿莫斯·特沃斯基和丹尼尔·卡尼曼曾在一篇论文中把这种过于乐观的倾向称为“规划谬误”（planning fallacy），即对于按时完成项目和经费预估持最乐观的态度，从而忽略了任何可能会修正时间表的信息。我们平日做决策的时候，过度自信算是著名的决策陷阱之一。所谓过度自信，除了高估自己能力之外，人们也会对未来过于乐观。

过度乐观主要有两种表现形式，其一是对于未来无法控制的事件，人们往往给出非常乐观的预测，其二就是规划谬误。

我们制订工作计划时，不一定能想到导致失败或延期的所有原因。我们忽略了一个事实：成功需要很多有利条件相互配合，而一个小差错就可能会使一切偏离轨道。有一个方法可以帮助克服或减缓规划谬误，就是使用问题界定中的一个关键提问：过去类似项目，我们或他人实际所需的时间和预算是多少，过去是否也曾出现过延期或超支问题，然后根据过去，不断修正项目完成时间表。对于未来，根据过去的经验能做出最好的预测。

并不是所有任务延期都和拖延症或追求完美有关，《死线效应》这本书的7个方法，对那些无法按时保证质量完成工作的人会有所帮助，让你对时间管理和效率提升有新的认知。

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《死线效应》

（美）克里斯托弗·考克斯 著

中国财政经济出版社/湛庐文化 出品