别让“无效会议”，杀死员工的工作激情

（图片来源：摄图网）

作者|张丽俊   来源|张丽俊（ID：zhanglijunCherry）

职场上的人，就没有不开会的，但你发现没有：

很多时候，你参加的会议其实挺没有必要的。

会议开了一个多小时，大家滔滔不绝讲了半天，问题越来越多了，结论却越来越少。

这种“低效”，甚至是“无效”的会议，既浪费时间，消耗精力，也会不断地消磨员工的工作激情。

德鲁克曾指出：“做有效管理者很重要的一件事是不开无效的会议。没有效果的会议是浪费时间，开有效的会议，主管才能创造高效能。”

所以，职场人要开有效的会。

职场上的三种会议

在开始这个话题前，我们先来了解一下会议。职场上会议主题五花八门，但从效果划分，可分为三类：

无效会议；

低效会议；

高效会议。

什么是无效会议？

你突然被通知去参加一个会议。会议开始后，才知道是关于产品上线的复盘会议。会议开始了，大家七嘴八舌地发言，但很快就偏了题，一个半小时过去了，在各种扯皮和喧嚣中，你发现什么结论都没有。最后，领导说，再定个时间，大家再开一次会。

付出时间成本，却没有收益，这就是无效的会议。

什么是低效会议？

你突然被通知去参加一个会议。会议开始后，才知道是关于产品上线的复盘会议。会议开始了，大家七嘴八舌地发言，但很快就偏了题，会议主持人赶紧将话题拉回正轨。大家继续聚焦在项目复盘的话题上。之后，市场部、产品部、技术部等人员相继发言，讨论遇到的各种问题，原本计划一个半小时就结束的会议，最后开了三个小时，但好在整个项目复盘会议得出了一些结论，达成了一些共识。

付出时间成本，获得了较低的收益，这就是低效的会议。

什么是高效会议？

一周前，你被告知要和市场部、产品部、技术部等部门同事一起开会，会议主题是关于产品上线的复盘会议。你开始整理各项数据，做相关分析，制作PPT，为复盘会议做好充足的准备。开会这天，会议主持人掌控着会议节奏，大家都紧紧围绕着主题进行发言，从目标达成度、计划执行情况、资源协调情况、产品测试和上线等方面做出相关的展示和分析。而你也发表了自己的见解，从自身专业角度提出问题，并给出解决方案。会议在一个小时就结束了，各部门都复盘了本身的工作，发现问题，解决问题，给下一步工作指明了方向。

付出很少的时间成本，获得了极大的收益，这就是高效的会议。

职场上，时间是最大的资本，没有谁的时间是可以随意浪费的。

所以，我们要开高效会议。

高效会议的四个因素

什么样的会议是高效会议？高效会议一般具有以下四个因素：

1.明确主题

苹果公司前CEO史蒂夫·乔布斯说过：“除非你清楚知道自己要达到什么目标，否则，不要召开会议。”

在开会之前，你首先要考虑这个会议是否必要，不要临时起意去开一些没有必要的会议。因为那会占有参会人员最为宝贵的资源——时间。

如果会议确实有必要，那你要明确会议的主题，会议是为了头脑风暴，激发创意，还是为了确定下步打法，协同工作，是要分发任务，还是要复盘工作。既然开会，就要对别人的时间负责。

2.会前准备

明确了会议主题后，就要做好会前准备。哪些人要参会，参会人员需要做些什么，提前沟通好确保会议中每个人都能够发挥作用。此外，要提前确定好会议议程，以便于更好地掌控时间，控制流程。

3.掌控节奏

开会时，会议主持人一定要掌控节奏，不然很可能话题会跑偏。尽量让所有人的发言都围绕着会议主题进行，每个人坦率地发表见解和论点，但这必须以事实、数据作为依据，不要让大家为了个别人想当然的论断而浪费时间。

最后，会议一定要有结论。这个结论可能是决策者下的，也可能是遵从多数原则，但一定要有结论。

4.会后跟踪

别让会议沦为走过场的“形式会议”，要真正让会议有价值，还应做好会后跟踪。会议上确定的事项，需要其他部门协同的工作，要时时跟进，稽核检查，如有非常情况可适时调整，确保各项会议决议都能落实到位。

避免陷入五个误区

要开高效的会议，还应避免陷入以下五个误区：

1.会议主题过多

会议主题不要太多，聚焦在一到两个主题即可。有些人开会恨不得一次会议解决所有问题，但贪多必失，过多的主题会分散参与者的注意力，进而影响会议的效率和品质。

2.会议时间过长

人的注意力无法长时间集中。人注意力最多能集中1个小时，这也是为什么学校课程一般设置为45分钟的原因。除非公司战略会、季度会议这样的大会，日常会议时间不要过长，最好别超过1个小时。会议时间越长，公司成本越高，而且解决问题，不在于会议长短，而在于你的准备功夫是否做得足够。

3.参与人员过多

除非必要，否则不要邀请无关紧要的人参加会议，太多的人和声音会造成适得其反的结果。

Larry Page在出任谷歌CEO后，首要举措就是改变了谷歌的开会制度。他定下的开会原则中有一条就是要求每次参会人员不能多于10人，而且每个人都必须给出想法，如果没有想法就不应该参加。

4.解决问题而非提出问题

会议的目的是为了做出决议，是要解决问题的，所以要确保参会者聚焦在行动方案上，而不是提出问题。那样，问题只会越来越多，而答案越来越少。

5.沟通协同而非做个听众

会议，不是让个别人唱独角戏。每个参会的人都不应该只是“倾听者”，而应该是 “贡献者”。每一个参会者都应是利益相关方，那就很有必要从自身角度提出想法，给出行动方案，不可只倾听不发言。

总之，优秀的管理者从来不会在无效的会议上浪费时间。他们会开必要的会，开高效的会，让会议成为公司战略方向的方向盘，部门业务增长的助推器，员工高效工作的加油站。

编者按：本文转载自微信公众号：张丽俊（ID：zhanglijunCherry），作者：张丽俊，知名组织创新专家，创业酵母创始人，前阿里巴巴集团组织发展专家