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时间管理:从文件夹整理说起

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 Taraaa • 2019-10-23 20:30:36 来源:Taraaa E5090G0

本文转载自微信公众号:Taraaa(ID:Tarasayhi),作者系互联网产品经理

说起时间管理,通常我们都会想到,要区分重要和紧急,要合理利用精力比如用番茄钟保持 25 分钟专注再休息 5 分钟等等。这些是具体处理任务和精力的技巧。

但在工作中,浪费时间的很可能不是技巧层面,而是意识层面。例如常见的文件夹整理、任务管理、项目管理,我们常常用文件夹梳理项目,用事件管理工具做任务管理,会无意识造成时间浪费。

文件夹整理

不知道大家是怎么组织项目文件夹的?以前我都是按项目结构的。比如手头有 AB 2 块业务,A 下有 N 个项目,N1 下有 M 个子项目。按下图建文件夹。

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看上去很合理是吧?但是!一段时间后我想找 M3 的一张设计图,突然忘记 M3 在哪里了!项目交叉的时候更加懵 X ,比如有个电商网站首页改版,改了团购的样式。把图放在首页改版的文件夹里。但是又有一个叫团购的文件夹。时间很久之后团购、首页改版傻傻分不清。有时一个新的项目既属于 A 业务,又属于 B 业务,不知道该建在哪个文件夹下面。

我还看到有同事习惯先分一个进行中、已完成的文件夹,再把项目分别放里面。这种除了刚才讲到的问题,还要多思考一下,这个项目是已完成的还是进行中的?

但其实这样是混淆了文件整理和项目管理。 文件夹整理只是帮你整理资料的,不是帮你梳理项目的。哪些项目是重点、某个大项目里有哪几个关键子项目不应体现在对文件夹的整理上。这些应该体现在自己的意识里,或准备在一个单独文档里。

文件夹的使命是“被快速搜索到”,而不是“了解子项目在整体项目中的等级”。(文件夹:臣妾做不到啊!!)

那可以怎么做呢?不用区分业务,不用区分大项目,起一个项目就建一个文件夹,按时间顺序排。名称可以是文件夹创建时间+项目名称。项目上线后把创建时间改为上线时间。

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线性结构即可,而不需要层级结构。

这样如果你记得项目大概时间,就可以很快定位到文件夹。即使忘了,也可以直接搜索名称定位。事后老板问 xx 项目什么时候上线的,也可以快速反馈。

另外,要区分时间是创建时间还是上线时间,可以加个小标记。例如,加*的都是未上线的,这还能保证进行中的项目在前。

文件夹整理的痛点其实和朋友圈分组很像有没有!!有没有觉得怎么分都是不对的。一般我们都是按关系类型分,比如同事、朋友、家人、前男友(??)。

但这个分类综合了关系亲疏和认识方式,会有交叉,例如同事玩的好的成了朋友。刚认识的人会按认识方式分,比如 xx 线下活动、xx 社群。又和前面的会交叉。

就算朋友组,有些内容也不是所有人都合适看阿~有些朋友必须看到积极生活的样子,有些朋友可以看到半夜喝酒的照片,有些朋友可以看到糗照.....

所以其实,最好的分组方式是按人设分组!!你希望在这些人眼里是什么人设,是积极生活的还是有时颓的。唯一的问题是人与人的关系是会变的。你希望在别人眼里的人设也会随关系改变而改变。(当然啦,人格不分裂的人没有这个烦恼.....)

任务管理

回归正题,再来说任务管理。

以前我是这么做的:每天要做什么任务,列一个 todolist,例如周一时要开一个需求评审会,出一个需求文档。A 项目周三出设计稿,周五上线。我把前 2 项写在周一的 todolist 中,出设计稿写在周三的 todolist 中,上线写在周五的 todolist 中。

但是会有什么问题呢?

到了周三的时候,发现设计师还没动稿。或者周四的时候,老板问 A 项目什么进度了?黑人问号脸。因为周三周四也列满了一堆 todolist,周三出设计稿的节点被埋没在一堆事项中。

这种做法实际上混淆了事件管理和任务管理。我是这么定义的:一个项目的关键节点都可以看作任务(例如周三出设计稿,周五上线)。这些可能不是自己完成的,例如设计稿是设计师出的。而事件是自己具体要做的事,例如开会,出需求稿。任务可以拆解成事件。例如周三出设计稿可以拆解为周一盯设计出初稿,周二完成评审,周三盯设计出终稿。

任务管理本质是去把握项目进度的,不适合用 todolist 做,应该放在甘特图里。而事件管理是明确具体要做的事项。

每天列 todolist 的时候,可以结合甘特图看一看拆解任务,再结合比如需求池看有什么待定需求等,列下具体要做的事。

项目管理

关于项目管理,这块文章有很多,我就简单谈一点。

曾经有一个项目是上保险,这是我们第一次对接保险公司。需要和他们先进行技术联调。这步走不通其他都免谈。

于是整个项目中花了大量时间在跟进联调,到了终于跑通喜极而泣的时候,发现真是要哭了:还有许多的体验问题。这些问题虽然在联调时也发现了,但当时有“不能上线”这个困难摆在面前,觉得完全不重要,而此刻流程跑通,突然变得很重要。所以研发 GG 很崩溃:你怎么不早说?

后来反思了一下,“流程跑通”和“体验问题”在一开始我分配了不同的重要性。但其实,由于它们都是在上线前必须解决的,应该有同样的重要性。但是它们有不同的风险性。“流程跑通”风险性更高,它失败了整个项目无法推进。

风险性更高的点可以用来调整项目预期(例如告诉需求方有 delay 可能等),可以享受更多的资源,但不能享受更多的重要性。应该给同样重要的其他点预留时间。

所以在项目开始时,要清楚地罗列影响是否可以上线的关键点。例如重要技术问题、重要体验问题、重要配合方(如财务、客服)等,给各个点分配同等的重要性,并在一开始就着手安排各个关键点。但凡上线前改一堆的情况往往是混淆了风险性和重要性。

时间管理其实涉及的点还有许多,除了提到的这些,还包括对业务的熟悉度、对新概念的理解速度等。对概念不充分理解会导致任务反复,尤其浪费时间。我在本系列的最后一篇还会具体讲到~

但梳理清楚文件夹整理、事件管理、任务管理、项目管理的关系,一定是很关键的一步,会帮你节省很多时间。

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